La guida definitiva alla creazione di una piattaforma di formazione video nel 2022

Molte piccole e medie imprese utilizzano i video di formazione per semplificare il processo di inserimento dei dipendenti o dei collaboratori. Questo comporta molti vantaggi.

L’investimento iniziale in una piattaforma di formazione video vi farà risparmiare tonnellate di tempo e risorse preziose per gli anni a venire.

In questo post parleremo di tutto quello che c’è da sapere sulle piattaforme di formazione online. Analizzeremo i motivi che spingono le aziende a fare questo passo e quali tipi di aziende potrebbero trarre vantaggio da una piattaforma di formazione di questo tipo.

Ci occuperemo di cosa rende un buon video di formazione e di come creare una propria piattaforma di video formazione online. Concludiamo con alcuni esempi di servizi di hosting video che le aziende possono utilizzare per dare vita alle loro piattaforme di formazione.

Indice dei contenuti

• Perché utilizzare i video di formazione online?
• Chi dovrebbe creare una piattaforma video?
• Cosa rende un buon video di formazione?
• Come creare una piattaforma di formazione video
• Scegliere una soluzione per ospitare i video di formazione aziendale
• Pensieri finali

Perché utilizzare i video di formazione online?

L’automazione è fondamentale per far crescere o scalare un’azienda e la formazione dei nuovi dipendenti è un’attività che può essere sicuramente automatizzata.

Le piattaforme di formazione video online sono risorse preziose per le aziende che vogliono semplificare il processo di inserimento dei dipendenti. Si risparmia tempo e denaro perché non è necessario nominare un altro membro del team che si occupi della formazione. 

Diciamo che il tempo medio di formazione di un nuovo dipendente è di 20 ore. Se pagate un altro membro del team 30 dollari l’ora, l’assunzione di un nuovo dipendente costa 600 dollari. 

Naturalmente questi numeri cambiano a seconda del settore in cui si opera e della posizione per cui si fa formazione, ma inserendo i tempi medi di formazione e i salari in questa formula si dovrebbe avere una buona idea di quanto si dovrebbe risparmiare automatizzando il processo.

I video di formazione online sono utili anche perché forniscono un’esperienza formativa coerente. Ciò significa che ogni dipendente viene inserito a bordo con accesso alle stesse informazioni, in modo che non dobbiate preoccuparvi di tralasciare dettagli o di sbagliare le comunicazioni.

Inoltre, le piattaforme di formazione online stanno diventando sempre più preziose per la formazione dei lavoratori a distanza, poiché non è necessario un contatto personale.

Chi dovrebbe creare una piattaforma video?

Tutte le aziende che investono tempo e denaro nella formazione dei nuovi dipendenti potrebbero trarre vantaggio dalla creazione di una piattaforma di formazione di livello aziendale. Le aziende più grandi, con un maggior numero di dipendenti, vedranno probabilmente un maggiore ritorno sull’investimento, ma la creazione di video di formazione standardizzati è utile anche per le piccole e medie imprese.

Le piattaforme software di formazione video sono particolarmente utili per i marchi con molte filiali o per le aziende che vendono franchising. Dare a tutti l’accesso agli stessi materiali di formazione aiuta a mantenere la coerenza in termini di standard del marchio.

Quando tutti utilizzano materiali formativi identici, tutti imparano le stesse cose dalla stessa fonte. Questo è particolarmente utile nell’industria alimentare e dei servizi.

Per esempio, se avete una catena di gelati, tutti sanno che la banana split ha tre palline di gelato, una banana e due ciliegie. In questo modo, i clienti possono recarsi in sedi diverse della stessa catena, situate ai lati opposti del paese, e avere la certezza di ricevere lo stesso dessert preparato allo stesso modo. 

Cosa rende un buon video di formazione?

Se state investendo tempo e risorse nella creazione di video di formazione, dovete farlo bene. Ci sono alcune caselle specifiche che potete controllare per assicurarvi di creare ottimi video di formazione che trasmettano efficacemente il vostro messaggio e snelliscano il processo di onboarding.

Ecco alcuni elementi che rendono un buon video di formazione. Ecco a cosa dovete prestare attenzione.

Video e audio di alta qualità

La qualità dei vostri contenuti video farà o meno la differenza nell’esperienza degli spettatori. Nel caso di una piattaforma di formazione aziendale, non dovete preoccuparvi che i clienti paganti siano soddisfatti del loro acquisto, ma è bello presentare il vostro marchio in modo professionale ai nuovi membri del team. 

Potete creare contenuti di alta qualità filmando i vostri video con attrezzature professionali per l’acquisizione di video e audio. Date un’occhiata al nostro Guida alle apparecchiature di trasmissione professionali per saperne di più sugli strumenti consigliati per la produzione di contenuti video di livello professionale.

Una sceneggiatura ben scritta

Ogni buon video di formazione inizia con una sceneggiatura ben scritta, organizzata, diretta e concisa. Le immagini sono importanti, ma la sceneggiatura è il punto in cui le informazioni brillano davvero. 

Una sceneggiatura solida inizia come una traccia di informazioni importanti sull’argomento che si sta trattando e termina con un dialogo coinvolgente che dà vita al video.

Per saperne di più sugli aspetti specifici della scrittura di un copione, si veda la sezione “Come creare una piattaforma di formazione video” di questo post.

Obiettivi chiari

Una cosa che la vostra sceneggiatura ben scritta dovrebbe includere è una serie di obiettivi chiari per ogni video o modulo. I video di formazione possono sembrare una formalità per i nuovi dipendenti in molte posizioni, quindi è importante ricordare loro il “perché”.

Gli obiettivi devono concentrarsi meno su ciò che i video insegnano e più sullo scopo dell’insegnamento. Il motivo è che alcuni compiti sembrano così semplici da far sembrare superfluo un video di formazione, ma una volta che il contenuto è collegato a uno scopo, assume maggior valore.

Ad esempio, un video su come accogliere i clienti dovrebbe avere obiettivi come “Impara a salutare i clienti con il gergo specifico del marchio” o “Impara a rompere il ghiaccio per concludere una vendita”.

Questo tipo di approccio renderà l’intera presentazione formativa più facile da seguire e contribuirà a mantenere lo spettatore impegnato. Inoltre, elencare gli obiettivi per ogni contenuto vi aiuterà, in quanto creatori, a rimanere più concentrati e intenzionali.

Facilità di accesso

Naturalmente, vorrete mantenere i vostri video al sicuro dagli spettatori non autorizzati, ma i membri del vostro team che hanno le credenziali appropriate non devono fare i salti mortali per accedere ai contenuti.

I vostri video devono essere disposti in modo da essere facilmente accessibili.

Come creare una piattaforma di formazione video

Creare una piattaforma di formazione video non è complicato, ma richiede una grande quantità di pianificazione, preparazione ed esecuzione. Per fortuna, probabilmente dovrete creare l’intera piattaforma una sola volta e poi sostituire i piccoli filmati con le modifiche apportate ai vostri processi e alle vostre procedure.

1. Pianificare i contenuti

Per assicurarvi che tutto sia trattato in modo sensato per i nuovi membri del team, dovrete delineare ogni aspetto del programma di formazione che state per lanciare. 

Organizzatela in una sequenza che abbia senso. I contenuti devono essere “sovrapponibili”, nel senso che le informazioni contenute nel video n. 1 preparano gli spettatori a ciò che impareranno nel video n. 2. 

A questo punto si può anche decidere come suddividere i video di formazione. Alcune aziende utilizzano una serie di brevi video da 2 a 5 minuti in ogni modulo, solo per mantenere l’attenzione dello spettatore. Altri vogliono fare tutto in una volta e creare un unico lungo video.

Scoprite cosa funziona meglio per il tipo di dipendenti che state formando e per i materiali che dovete insegnare loro.

2. Scrivere le sceneggiature

Scrivere le sceneggiature per i vostri video è molto, molto importante. Per iniziare, prendete i contorni creati nella fase precedente e divideteli in contorni più piccoli per i singoli video. 

Una volta decisi i contenuti di ciascun video, aggiungete altre informazioni come sottocategorie, fino ad avere tutte le informazioni pertinenti su carta. In questa fase, dovrete decidere come presentare le informazioni, in modo da poter realizzare la sceneggiatura di conseguenza.

Chiedetevi:

• Ci sarà un dialogo sullo schermo o una persona che trasmetterà informazioni alla telecamera?
• Ci saranno diagrammi e altre immagini con voci fuori campo?

Non c’è un modo giusto o sbagliato di procedere, ma bisogna fare ciò che ha più senso per i materiali specifici che si stanno condividendo.

Potrebbe essere saggio rivolgersi a uno scrittore esperto in sceneggiatura, in modo da non dover imparare i tecnicismi del mestiere. A patto di fornire le informazioni che devono essere trasmesse, l’assunzione di un professionista renderà questo processo piuttosto semplice.

Se decidete di scrivere i vostri script, abbiamo alcuni suggerimenti per voi. La prima cosa da tenere a mente è che il copione deve essere discorsivo. Gli spettatori devono sentirsi parte di una conversazione, piuttosto che subire una lezione.

Non utilizzate il gergo tecnico a meno che non abbiate intenzione di spiegarlo in modo esauriente. L’obiettivo è far sì che gli spettatori imparino davvero, quindi non bisogna rendere la comprensione troppo difficile.

Infine, non sentitevi frustrati se le vostre parole non vi sembrano sufficienti. La vostra sceneggiatura sarà resa viva dalle immagini e dagli attori, quindi va bene se alcune frasi o battute si basano soprattutto su questo supporto supplementare.

3. Creare i video

Una volta che i copioni sono pronti, è il momento di produrre i video. Questa fase prevede la ripresa e il montaggio del filmato.

Se non disponete di un team interno esperto in produzione video, è bene assumerne uno affinché il risultato finale sia presentabile e professionale.

4. Costruire il sito web

Successivamente, è necessario creare un sito web per lo streaming in diretta, in cui i video saranno riprodotti. Dovete creare un sito facile da navigare, che funzioni sia su desktop che su mobile e che abbia un aspetto professionale.

Il sito può essere essenziale, perché deve essere dedicato esclusivamente alla formazione dei nuovi dipendenti. Non c’è bisogno di preoccuparsi degli elementi di marketing di vendita che si inseriscono in un normale sito aziendale, come inviti all’azione, catture di e-mail, elementi SEO, ecc. 

Questo passaggio non è necessario se si utilizza una piattaforma come Dacast, che offre tra le sue funzioni gallerie video personalizzate. Il nostro Portali video per Expo consentono di creare facilmente playlist di video a cui i compagni di squadra possono accedere con pochi clic. È anche possibile aggiungere una password di protezione per impedire l’accesso a persone non autorizzate.

5. Scegliere una piattaforma video online

È necessario disporre di una piattaforma video online (OVP) per ospitare i contenuti video. Questa non è la galleria rivolta agli spettatori che presenta i vostri video. È la piattaforma che memorizza i file video dietro le quinte.

Ci sono alcuni elementi da ricercare in un OVP quando si crea una piattaforma di formazione online:

• Sicurezza (in particolare protezione con password e restrizioni di dominio)
• Caricamento massivo
• Facile da incorporare
• Portale video/galleria video
• Ampi dati
• Funzionalità di video su richiesta (VOD)

L’hosting di video in diretta è un vantaggio, soprattutto se si prevede di ospitare sessioni di formazione in diretta. Tuttavia, l’hosting VOD è un must assoluto.

6. Caricare i video

Dopo aver investito in una piattaforma video online, è il momento di caricare i video. Come abbiamo detto, la scelta di un OVP con funzionalità di caricamento in blocco è sicuramente la soluzione migliore, perché vi farà risparmiare tempo e fatica. 

Dopo aver caricato i video, è necessario organizzarli in playlist in base all’ordine di riproduzione desiderato. È anche possibile raggrupparli in moduli. Questo è importante per la fase successiva.

7. Incorporare i video

Incorporare i vostri video nella vostra nuova piattaforma di formazione video è di solito semplice come copiare e incollare un frammento di codice dalla vostra piattaforma di video online. 

Dovrete scegliere quale codice di incorporamento utilizzare, JS o iFrame. Vi invitiamo a dare un’occhiata al nostro post dedicato ad aiutarvi decidere quale codice di incorporamento da utilizzare.

Scegliere una soluzione per ospitare la formazione video aziendale

Come abbiamo detto, dovrete scegliere una soluzione per ospitare i vostri video di formazione. Avrete bisogno di una soluzione dotata degli strumenti necessari per lo streaming a livello aziendale.

Esistono alcune grandi piattaforme video online con soluzioni specifiche per l’uso di live streaming aziendali e di impresa.

Dacastè una soluzione di streaming unificato pensata per gli operatori delle PMI come voi. La dashboard utente è molto semplice da navigare, per cui è possibile configurare le impostazioni e gestire i contenuti video con facilità, anche se non si ha molta esperienza di broadcasting.

Tra le caratteristiche più utili di Dacast per la creazione di una piattaforma di formazione online vi sono il lettore video white-label, la facilità di incorporazione, la sicurezza di alto livello, la protezione con password e gli strumenti di caricamento in massa. 

Di recente, abbiamo lanciato un portale video Expo che vi permette di creare pagine web personalizzate per condividere la vostra videoteca, in modo da non dover sviluppare un sito web per la formazione separato dal sito normale della vostra azienda, con un risparmio di migliaia di dollari per gli operatori delle PMI al vostro posto.

Altre grandi piattaforme video online sono

1. Brightcove
2. Watson Media di IBM
3. Panopto
4. Vidyard 

È meglio evitare le piattaforme gratuite, come YouTube, DailyMotion e simili, perché sono orientate all’uso da parte dei consumatori e non dispongono degli strumenti necessari per creare una piattaforma di formazione professionale.

Pensieri finali

Ora che conoscete bene i dettagli della creazione di una piattaforma di formazione video, è il momento di passare all’azione e iniziare a creare la vostra.

Quando arriva il momento di scegliere la piattaforma video online per ospitare tutti i vostri materiali formativi, vi consigliamo di approfittare delle prove gratuite per farvi un’idea delle funzionalità disponibili e di come la piattaforma potrebbe davvero funzionare per voi.

Non sapete da dove cominciare? Vi invitiamo a provare tutte le funzionalità di hosting video professionale di Dacast senza rischi per 14 giorni. Questo include l’accesso ai nostri strumenti di caricamento massivo, alle funzioni di privacy e sicurezza, alla personalizzazione della galleria video e altro ancora.

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