Migliorare il piano di continuità aziendale con video e live streaming

Un solido piano di continuità aziendale è essenziale nel mondo di oggi. Il Focolaio COVID-19 del 2020 lo ha dimostrato. Sapevamo tutti che sarebbe arrivato, ma gli effetti sul business (e sulla vita quotidiana) hanno colto quasi tutti di sorpresa.

Le organizzazioni si trovano ora a dover creare team remoti e ad adattarsi agli ambienti di lavoro da casa. Mentre il telelavoro è un cambiamento importante per alcuni, altre aziende hanno prosperato per anni utilizzando forza lavoro a distanza.

Oggi analizzeremo come operano i dipendenti che lavorano da casa con successo e offriremo una guida per chi gestisce team remoti. Infine, condivideremo il modo in cui l’utilizzo del video streaming live e del video on demand può semplificare la vita di tutti i soggetti coinvolti.

Indice dei contenuti:

• Strategie per lavorare da casa
• Gestire efficacemente i dipendenti remoti
• Utilizzo di live streaming e video on demand per migliorare la continuità aziendale

Le strategie di continuità aziendale affidabili sono in continua evoluzione. Non è necessario che le organizzazioni abbiano subito tutte le risposte, ma un piano di base (e le risorse per realizzarlo) sono fondamentali per sostenere le operazioni.

Fortunatamente, gran parte dell’infrastruttura e del flusso di lavoro per l’ufficio a distanza esiste già. Servizi come app di messaggistica, sistemi di condivisione di file, strumenti di teleconferenza, streaming in direttae video su richiesta. Strumenti che non solo rendono il processo più semplice, ma anche più efficace e affidabile.

È preferibile avere il tempo di prepararsi a questo tipo di cambiamento operativo, ma non sempre è possibile. Il coronavirus ha reso il lavoro da remoto non solo un vantaggio, ma una misura critica della sostenibilità aziendale.

L’articolo di oggi fornisce ai datori di lavoro e ai dipendenti consigli per una transizione meno stressante.

Strategie per i dipendenti che lavorano da casa (WFH)

Lavorare da casa evoca immagini di teleconferenze in pigiama e di pendolarismo dalla camera da letto alla cucina. Sebbene questo stile di vita possa essere divertente per un giorno o due, essere produttivi da casa richiede una pianificazione e un impegno seri.

L’ufficio a casa crea un’enorme flessibilità, ma può anche essere un’enorme fonte di distrazione. Carichi di biancheria, piatti sporchi e una dispensa piena di spuntini vi chiamano per tutto il giorno. In questo modo, si crea un ambiente che vi dà il permesso di rilassarvi, pensando di poter recuperare i compiti mancati in un secondo momento.

Per non parlare della distrazione dei coniugi o bambini che potrebbero essere in casa. Per far sì che tutto funzioni, è importante definire il proprio piano di gioco prima di iniziare.

Creare uno spazio di lavoro designato

Un approccio intelligente all’home office che consente di passare alla modalità produttività e di prepararsi mentalmente per la giornata successiva. La chiave è riservare uno spazio solo per il lavoro e non per le attività personali. L’area può essere una camera da letto in più, un ripostiglio o un angolo tranquillo nel giardino di casa.

Il luogo specifico non ha molta importanza, purché ci si senta a proprio agio, si disponga di un buon servizio internet/telefonico e di prese elettriche di riserva. Giocate un po’ con questo metodo e scoprite cosa funziona meglio per voi. Se si prevede di rimanere lì a lungo, si può anche investire in una bella sedia, in una scrivania o in altri accessori ergonomici.

Far rispettare i confini

Gli orari giornalieri sono un ottimo modo per far sapere alla famiglia quando si lavora e non si può essere disturbati. Appendete alla porta un cartello con la scritta “occupato” o “libero” per far sapere agli altri qual è il vostro stato attuale. Utilizzate i colori rosso e verde per avvisare i bambini quando mamma o papà sono occupati e hanno bisogno del loro spazio.

Spiegate che non sarete disturbati (salvo in caso di emergenza) quando questi cartelli sono affissi.

Stabilire una routine

Analogamente a uno spazio di lavoro designato, stabilire una routine e degli orari di disponibilità aiuta a creare dei confini tra lavoro e vita domestica. In altre parole, definire chiaramente quando si è “in” e “fuori” dall’ufficio. In caso contrario, vi ritroverete a lavorare a tutte le ore del giorno e a trascurare il tempo da dedicare alla famiglia e agli amici (o a voi stessi).

Definire le aspettative

Per evitare problemi, chiarite che siete sulla stessa lunghezza d’onda del vostro datore di lavoro. Scoprite esattamente cosa ci si aspetta da voi mentre siete lontani dall’ufficio e chi contattare in caso di problemi. Le domande più comuni possono includere:

• A chi devo riferire?
• Quali sono i miei orari di lavoro?
• Con quale frequenza (e con quali modalità) ci si aspetta che faccia rapporto?
• Quali sono i miei compiti?
• Come verrà valutata la mia prestazione?
• Quali sono le risorse disponibili per aiutarmi?

Assicurarsi che entrambe le parti siano d’accordo evita i malintesi e promuove la fiducia.

Programma delle pause

Proprio come in ufficio, vorrete (e dovreste) fare delle pause e allontanarsi di tanto in tanto dalla scrivania. Uno dei vantaggi di lavorare a casa è quello di potersi prendere 10-15 minuti per fare stretching o camminare intorno all’isolato e prendere un po’ di sole.

Usate questo tempo per fare qualche esercizio con il peso corporeo (per far pompare il sangue) o per sedervi tranquillamente per un po’ e leggere o meditare. Queste brevi pause non solo vi mantengono attivi, ma vi permettono di tornare al tavolo con maggiore energia creativa e concentrazione.

Come gestire i dipendenti che lavorano da casa

Pianificazione della continuità aziendale si tratta di creare sistemi per evitare e recuperare le potenziali minacce. Una parte importante di questa pianificazione consiste nel garantire che il personale e le risorse possano funzionare rapidamente dopo un disastro. In altre parole, prevedere il peggio e adottare misure per mitigarne gli effetti quando si verifica.

Al di là del mantenimento dell’attività aziendale nel breve termine, le linee guida della WFH possono essere una fonte di conforto per i dipendenti. I piani di continuità aiutano i lavoratori a sapere a chi rivolgersi e cosa fare in caso di eventi avversi. Soprattutto quando le risorse normali non sono disponibili o quando si passa a operazioni remote.

Comunicazione

Senza dubbio, comunicazione è uno degli aspetti più importanti della pianificazione della continuità. In tempi di incertezza, una comunicazione frequente è uno dei modi migliori per calmare, rassicurare e mantenere il coinvolgimento dei dipendenti. E-mail, telefonate e messaggi di testo, oltre ad aggiornamenti sul web, comunicati stampa e videoconferenza – rendono la diffusione della notizia più facile che mai.

Qualunque sia il metodo di consegna scelto, assicuratevi che i dipendenti sappiano cosa ci si aspetta da loro e a chi rivolgersi in caso di bisogno. Alcuni esempi comuni sono la proprietà del progetto e la responsabilità. Una persona o un gruppo può essere il proprietario finale di un incarico, ma può delegare alcune parti o compiti ad altri.

Sapere chi è responsabile di cosa aiuta ad evitare malintesi.

I datori di lavoro devono anche essere chiari sul lavoro assegnato e sulle date di consegna previste per il completamento. I dipendenti hanno anche bisogno di linee guida generali su ciò che è considerato accettabile (o meno) per i deliverable e i risultati del progetto.

Fiducia nel proprio team

Lavorare da remoto è un’opportunità per i dipendenti di mettersi in luce, dimostrando di sapersi adattare e superare. Tuttavia, questo scenario può anche generare sentimenti negativi se gestito in modo improprio. Nei periodi di incertezza, la direzione dovrebbe delegare gli incarichi per tenere i lavoratori occupati e impegnati.

Ma non gestiteli in modo micromanipolativo

Fidatevi dei vostri collaboratori. Dopotutto, se non fosse così, non li avreste assunti fin dall’inizio. Certo, vorrete mantenere la responsabilità (e fare un check-in di tanto in tanto), ma non tormentate i vostri dipendenti, soprattutto non adesso.

Il passaggio a distanza può essere un momento di confusione e stress per tutti i soggetti coinvolti.. In un periodo di crisi, aggiungere ulteriori attriti è un modo infallibile per creare risentimenti e dipendenti poco performanti che potrebbero non essere in grado di dare il meglio di sé. Possono anche nutrire sentimenti negativi nei confronti dell’organizzazione una volta che la vita torna alla normalità.

Rimanere flessibili

Come per qualsiasi altro cambiamento importante, è necessario temperare le proprie aspettative per ciò che viene fatto in un determinato lasso di tempo. Almeno all’inizio. Passare al lavoro da remoto è un cambiamento enorme per chi è abituato agli uffici tradizionali e può provocare un po’ di shock.

Tuttavia, con il passare del tempo, e con l’acquisizione da parte dei dipendenti di una certa familiarità con il processo, la produzione aumenterà.

Come possono essere utili lo streaming live e i video su richiesta

Con l’incertezza che regna in questo momento, le aziende innovative si stanno rivolgendo a video e streaming dal vivo per superare le circostanze avverse. Certo, le e-mail e le telefonate hanno il loro posto, ma questi mezzi non hanno la stessa risonanza dei video. Almeno non con la stessa forza emotiva e la stessa sicurezza necessarie per rassicurare.

Studi Il video è oggi il metodo di comunicazione preferito dal pubblico. Se non è possibile incontrarsi di persona, la soluzione migliore è il video. Ecco alcuni motivi.

Comunicazioni interne

Come le tradizionali trasmissioni di notizie, i video sono un ottimo modo per tenere informati i dipendenti su ciò che sta accadendo e su ciò che accadrà in futuro. Pensate ai comunicati stampa, ai promemoria interni e agli aggiornamenti di stato. Il live streaming è il modo perfetto per informare i team sui cambiamenti di priorità e per tenere tutti in carreggiata nell’organizzazione.

Il video porta un livello di comfort in una situazione altrimenti imprevedibile.

I leader non devono avere la risposta a tutte le domande, ma parlare onestamente di problemi, rallentamenti o incognite crea rispetto e mette i lavoratori a proprio agio. Soprattutto se le linee telefoniche rimangono occupate o i tempi di risposta sono più lunghi del normale.

In caso di dubbio, è meglio inviare più informazioni del necessario piuttosto che meno.

Supporto ai dipendenti

I video (soprattutto quelli on demand) sono il metodo perfetto per supportare i dipendenti nei momenti di transizione. Le organizzazioni possono registrare e distribuire esercitazioni per i compiti assegnati che possono essere nuovi o poco chiari. Oppure Creare percorsi di approfondimento per tecnologie o software poco conosciuti..

Per le informazioni sensibili, i fornitori di servizi video come Dacast offrono controlli di sicurezza e di accesso integrati. sicurezza e controlli di accesso. Queste misure garantiscono che i vostri contenuti siano al sicuro e che l’accesso sia consentito solo al personale autorizzato.

Condividere questi file nella libreria VOD e la pubblicazione di FAQ dettagliate sul vostro sito web rendono la vita più facile a tutti. Il personale di assistenza tecnica evita di essere sovraccaricato di chiamate o e-mail e i dipendenti possono rimanere produttivi. Una volta realizzati questi video, i link possono essere facilmente condivisi online, via e-mail, o nei post o negli aggiornamenti dei social media.

Le guide video sono spesso più facili da capire e aiutano a risolvere i problemi più rapidamente.

Si evitano molti degli inconvenienti e delle perdite di tempo che si verificano con altre forme di comunicazione. E non è necessario avere una stanza piena di apparecchiature di lusso per iniziare. È anche possibile registrare e trasmettere video dal telefono.

Rimanere coinvolti con il pubblico

Con l’annullamento di eventi e viaggi, le organizzazioni stanno ripensando al modo in cui condurre gli affari. Invece di cancellare del tutto, molti si rivolgono a eventi virtuali o spostano le loro attività online. Oltre a rimanere a galla, ci sono altri vantaggi nell’implementare il live streaming e i video nel vostro marchio.

Ampliare il raggio d’azione – Lo streaming dal vivo consente di ospitare un numero maggiore di partecipanti rispetto a quanto sarebbe stato altrimenti possibile. Il video allevia molti dei problemi di viaggio o di programmazione che affliggono gli eventi tradizionali. Inoltre, gli eventi online riducono i costi e – nel mondo di oggi – annullano i problemi di salute legati ai grandi raduni.

Lo streaming in diretta è un modo economico ed efficace per raggiungere le persone su scala globale.

Prolungare la vita dei contenuti – una volta registrati, i flussi live possono essere aggiunti alla vostra libreria di video-on-demand e utilizzati più volte. Condividere i replay con chi non ha potuto partecipare o confezionare l’evento e monetizzare come prodotto o corso digitale. Potete anche modificare il video e condividerlo come contenuto sul vostro sito web o sui social media.

Continuare a condurre l’attività – Invece di gettare la spugna e andare in letargo, l’hosting di eventi virtuali (e l’uso del VOD) vi permette di continuare a generare entrate, mantenere dipendenti e clienti impegnati e trarre il massimo da una situazione negativa.

Una volta che le operazioni saranno tornate alla normalità, la vostra strategia di video hosting continuerà ad aggiungere valore (e opzioni) ai vostri piani di continuità aziendale.

E soprattutto, l’utilizzo di video online è adatto a tutti.

Con le porte chiuse o il calo delle presenze, chiese e centri di culto utilizzano il live streaming per continuare a diffondere il loro messaggio. Scuole e università stanno portando i loro programmi di studio online e stanno educando gli studenti. Lo stesso vale per mercato, editori, agenzie e chiunque altro voglia continuare a formare, servire o generare ricavi dal proprio pubblico.

L’uso dei video mostra al pubblico che il vostro marchio è affidabile e in grado di superare le tempeste dell’incertezza. I marchi che dimostrano leadership in questi momenti spesso fanno crescere il loro pubblico e scoprono nuove opportunità che prima non esistevano.

Conclusione

Quando si tratta di una solida strategia di continuità operativa, la pianificazione e l’informazione sono fondamentali. I dipendenti devono avere un luogo di lavoro sicuro e confortevole e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro. I datori di lavoro devono stabilire aspettative chiare e fornire informazioni tempestive. Tuttavia, lo fanno con fiducia nelle loro persone e con compassione per la situazione.

Il video è un componente essenziale che può essere usato per comunicazioni interne rispondere alle esigenze dei dipendenti/clienti e alimentare la fedeltà al marchio. Lo streaming live e i video on demand possono aiutare le organizzazioni di ogni tipo a continuare a operare in modo efficiente, a generare entrate e a soddisfare le esigenze del proprio pubblico.

Fortunatamente è facile iniziare. Utilizzare le risorse che già si possiedono e collaborare con un professionista fornitore di soluzioni video – può farvi tornare operativi in un batter d’occhio. Dacast offre prezzi convenienti, assistenza tecnica 24/7 e rappresentanti dedicati per aiutare nella transizione.

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