Che cos’è un evento ibrido? La guida definitiva per le emittenti

Dall’inizio della pandemia, si è verificato un cambiamento significativo nel modo in cui le persone partecipano agli eventi. All’inizio, molti eventi di persona sono stati cancellati o spostati rapidamente online.

A distanza di quasi due anni, gli organizzatori di eventi stanno iniziando a tornare agli eventi di persona. Sebbene sia possibile partecipare di persona, ci sono ancora alcune limitazioni e restrizioni che trattengono le persone a casa. Per fortuna, gli eventi ibridi sono un’opzione.

In questo post discuteremo i dettagli dell’hosting di eventi ibridi come emittente.

Parleremo di cosa sono gli eventi ibridi e di come si differenziano dagli eventi dal vivo. eventi dal vivo. Verrà inoltre illustrato come ospitare un evento ibrido e come scegliere la migliore piattaforma per eventi ibridi come emittente.

Indice dei contenuti

• Che cos’è un evento ibrido?
• La differenza tra eventi virtuali e ibridi
• Come ospitare un evento ibrido
• Scegliere la migliore piattaforma ibrida per eventi
• Vantaggi degli eventi ibridi
• Dacast per lo streaming ibrido di eventi
• Domande frequenti
• Pensieri finali
• Che cos’è un evento ibrido?

Un evento ibrido è un evento aperto alla partecipazione sia di persona che a distanza. La partecipazione a distanza a eventi ibridi è tipicamente facilitata da streaming live tecnologia.

Esistono due tipi di eventi ibridi:

• Eventi ibridi interni: Si tratta di eventi che si svolgono all’interno dell’azienda e che mettono in contatto i dipendenti di tutto il mondo, cioè non sono destinati al grande pubblico.
• Eventi ibridi esterni: Sono destinati al pubblico in generale o ad aziende diverse dalla vostra.

Alcuni tipi di eventi ibridi possono includere conferenze, concerti, fiere commerciali e riunioni cittadine.

La differenza tra eventi virtuali e ibridi

Gli eventi virtuali e quelli ibridi presentano numerose sovrapposizioni che le emittenti devono conoscere, ma c’è una differenza sostanziale tra i due. Gli eventi virtuali sono in genere interamente digitali, mentre gli eventi ibridi prevedono sia la partecipazione di persona che quella a distanza.

Gli eventi virtuali sono in genere meno costosi di quelli ibridi, in quanto non richiedono una sede speciale o fornitori aggiuntivi come la parte in persona di un evento ibrido.

Tuttavia, le emittenti che desiderano ospitare un evento che sia un po’ più pratico e coinvolgente, un evento ibrido con almeno un po’ di interazione faccia a faccia sarebbe un’opzione migliore.

Come ospitare un evento ibrido

L’organizzazione di un evento ibrido in streaming richiede una buona dose di pianificazione e preparazione.

Organizzare un evento ibrido come broadcaster richiede una pianificazione e una preparazione un po’ più approfondite rispetto a un evento che si svolge solo di persona o solo online. Anche con qualche passaggio in più, ospitare un evento ibrido è piuttosto semplice.

Vediamo le fasi da seguire per dare vita al vostro evento ibrido.

1. Pianificare la parte di persona

Prima di pensare allo streaming del vostro evento ibrido, è importante pianificare la parte in presenza. Se siete coordinatori di eventi, sapete già come funziona. Se siete alle prime armi con l’organizzazione di eventi, ci sono alcune cose principali da notare.

Per prima cosa, bisogna capire quando e dove si terrà l’evento. Se affittate un locale, assicuratevi di prenotare lo spazio con sufficiente anticipo. Quindi, fissate tutti i partecipanti, che si tratti di intrattenitori, relatori o relatrici.

Assumete tutti i fornitori necessari e assicuratevi di ottenere tutti i permessi richiesti. Determinate la capacità del vostro locale e calcolate quanto dovete far pagare i biglietti per ottenere il profitto desiderato. Dovrete anche scegliere una piattaforma di vendita di biglietti.

Durante questo processo, documentate tutto. Tenete traccia di chi è responsabile di cosa, di quanto costano le cose e di come si può contattare ogni persona essenziale. Assicuratevi di avere opzioni di backup per ogni parte mobile.

2. Pianificare la parte virtuale

Una volta pianificata la parte in presenza del vostro evento ibrido, è il momento di pianificare la parte virtuale come broadcaster. È abbastanza facile, visto che avete già definito i dettagli principali.

Determinare il numero di partecipanti virtuali e quanto si intende far pagare loro l'”ingresso”. Inoltre, decidete come distribuire ai partecipanti le informazioni sullo stream, come i link allo stream e le credenziali di accesso.

Pianificate la disposizione dell’impianto di streaming. Pensate al numero di telecamere necessarie e alla loro collocazione nel locale. Come emittenti, considerate anche l’illuminazione e l’audio.

3. Investire in attrezzature e strumenti

La trasmissione di un evento ibrido richiede il supporto di apparecchiature di acquisizione, come telecamere e microfoni. A seconda della portata dell’evento, le esigenze di ripresa possono variare da una webcam di base a una videocamera professionale.

Per quanto riguarda le esigenze di apparecchiature audio, queste dipendono dalla natura dell’evento. I microfoni a mano possono essere sufficienti, mentre i microfoni a bavero possono essere un’opzione migliore. Altri setup di acquisizione audio che catturano il suono di un gruppo di persone potrebbero essere più appropriati e questo setup potrebbe essere potenzialmente integrato nella sede.

Oltre all’attrezzatura di acquisizione, è necessario un codificatore. È uno strumento che converte i file video da RAW a digitali. È possibile scegliere tra encoder hardware o software.

È possibile trovare maggiori informazioni sulle attrezzature necessarie per il live streaming nella nostra guida dedicata.

4. Scegliere una piattaforma video online

Una piattaforma video online di livello professionale è essenziale per trasmettere la parte virtuale del vostro evento ibrido. Questo è il software di streaming video che utilizzerete per ospitare, gestire e distribuire i vostri streaming come emittenti.

Più avanti, in questo post, parleremo in dettaglio delle caratteristiche da ricercare nella scelta della migliore piattaforma video virtuale per ospitare il vostro evento ibrido.

Ci sono molte grandi piattaforme piattaforme per ospitare il vostro evento ibrido. Scopri le nostre piattaforme di live streaming per esplorare alcune delle migliori opzioni.

5. Configurazione dell’impostazione di streaming

Ora è il momento di preparare tutto per lo streaming. Dovrete installare l’attrezzatura nella vostra sede e collegare tutte le fonti alla vostra piattaforma video online.

Oltre a configurare il software di software di streaming e le apparecchiature, è necessario nominare qualcuno che gestisca lo streaming. Se nel vostro team non ci sono persone in grado di aiutarvi in questo senso, potreste dover assumere persone che gestiscano le telecamere, producano lo streaming e lo controllino.

Consulta la nostra guida definitiva alla configurazione dello streaming per maggiori informazioni su questa fase.

6. Eseguire un’esecuzione di prova

Assicuratevi di avere un po’ di tempo a disposizione per condurre una prova prima di iniziare il vostro streaming, in modo da poter individuare eventuali intoppi nella vostra configurazione prima di andare in onda. Eseguite almeno una volta l’intero flusso.

Se c’è un anello particolarmente debole, come una batteria che si scarica rapidamente o un cavo che può essere facilmente spostato, affrontatelo. Tenere a portata di mano batterie o apparecchiature di riserva che possano essere facilmente utilizzate in caso di guasto della “formazione di partenza”.

È anche una buona idea testare la connessione a Internet. Una buona velocità di upload per lo streaming è il doppio della larghezza di banda che si intende utilizzare. In genere, è sufficiente una velocità di upload compresa tra 672 kbps e 61,5 Mbps.

Potete testare la vostra rete internet cercando su Google “internet speed test” e facendo clic sul pulsante “RUN SPEED TEST” nel primo risultato.

7. Avvio dello streaming

Una volta confermato che la configurazione funziona come previsto, è il momento di iniziare lo streaming. Sulla maggior parte delle piattaforme è sufficiente fare clic sul pulsante “Avvia streaming”.

A seconda della natura del vostro evento, potreste voler iniziare lo streaming un po’ prima dell’inizio dell’evento, in modo da assicurarvi che tutti i partecipanti siano sistemati e pronti a partire non appena iniziate a presentare o a esibirvi. Alcune piattaforme video online consentono di aggiungere una “sala d’attesa” o di visualizzare un conto alla rovescia.

Scegliere la migliore piattaforma ibrida per eventi

Come abbiamo detto, la scelta della giusta piattaforma video online per ospitare il vostro evento ibrido è molto importante. Dovete sceglierne uno che soddisfi le vostre esigenze specifiche e vi aiuti a raggiungere i vostri obiettivi di streaming.

Anche se alcune caratteristiche sono più importanti per certe emittenti rispetto ad altre, ci sono alcune funzioni di streaming che la maggior parte degli streamer di eventi ibridi troverà utili. Detto questo, ecco alcune caratteristiche che dovreste considerare quando scegliete la migliore piattaforma ibrida per eventi per il vostro flusso.

Monetizzazione

Molti coordinatori di eventi vendono biglietti per i loro eventi, e gli eventi ibridi non sono diversi. Se avete intenzione di far pagare l’ingresso al vostro evento ibrido, monetizzazione video strumenti di monetizzazione video sono assolutamente fondamentali.

I tre principali tipi di monetizzazione dei video sono gli annunci, gli abbonamenti e la pay-per-view. Per monetizzare il flusso di eventi ibridi, la soluzione migliore è la pay-per-view, talvolta chiamata “video transazionale su richiesta” o “TVOD”.

Non tutte le piattaforme di video online sono dotate di supporto per ogni metodo di monetizzazione, quindi assicuratevi di cercare un supporto dedicato al pay-per-view.

Streaming White-Label

Streaming a marchio bianco e la personalizzazione del marchio sono molto importanti per lo streaming a livello professionale. La scelta di una soluzione di streaming con queste caratteristiche consente di eliminare gli annunci e i marchi di terze parti, contribuendo a creare un’esperienza di visione priva di distrazioni.

Inoltre, assicuratevi che la soluzione di streaming scelta supporti la personalizzazione del marchio. È necessario essere in grado di personalizzare il player video per adattarlo al proprio pubblico e riflettere il proprio marchio.

Privacy e sicurezza

Streaming sicuro è essenziale per le trasmissioni professionali, soprattutto quando si ospita un evento importante. È importante scegliere una piattaforma in grado di garantire uno streaming sicuro.

Alcuni strumenti per la privacy e la sicurezza da tenere d’occhio sono la protezione con password, la crittografia DRM, le restrizioni geografiche e le restrizioni di dominio.

Assistenza clienti 24/7

Il live streaming è un processo altamente tecnico e a volte le cose vanno storte. Per questo è importante scegliere una soluzione di streaming che includa un’assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Cercate una piattaforma che offra assistenza 24 ore su 24 da parte di un rappresentante in carne e ossa. Una documentazione accurata e facilmente accessibile è un altro vantaggio.

Economicamente vantaggioso

Il costo dell’organizzazione di un evento ibrido può aumentare rapidamente se non si fa attenzione. Questo perché la larghezza di banda può essere costosa e l’accesso alle funzioni necessarie può comportare un costo aggiuntivo.

Optate per una piattaforma di streaming video che sia trasparente in merito a prezzi e tariffe in modo da sapere esattamente quanto costerà prima di iniziare lo streaming.

Vantaggi degli eventi ibridi

Ecco alcuni dei vantaggi che otterrete ospitando eventi ibridi.

Maggiore affluenza e maggiore diffusione

Offrendo al pubblico la possibilità di partecipare di persona o virtualmente, si attira un pubblico più vasto e si ottiene una maggiore partecipazione. Un evento ibrido abbassa la barriera d’ingresso per diversi gruppi demografici.

Maggiore coinvolgimento

Gli eventi ibridi offrono al pubblico un maggior numero di modi per partecipare all’evento. La componente virtuale aumenta i tassi di coinvolgimento. Questo perché il vostro pubblico può mettere like, commentare, condividere, partecipare a sondaggi e molto altro.

Migliori opportunità di sponsorizzazione

Grazie alla maggiore portata e ai tassi di coinvolgimento, è più probabile che gli sponsor siano interessati a eventi ibridi rispetto a qualsiasi altro. Ci sono anche altri elementi che possono essere sponsorizzati, ad esempio i livestream e le applicazioni per gli eventi.

Approfondimenti preziosi

Con un evento ibrido, è possibile monitorare più metriche e ottenere informazioni utili. Ad esempio, oltre a sapere quante persone hanno partecipato al vostro evento, potete anche monitorare il loro impegno, quando hanno abbandonato l’evento, ecc.

Maggiore flessibilità

La flessibilità dà al pubblico e a voi la possibilità di adattarvi a circostanze imprevedibili, come interruzioni di viaggio, ecc.

Dacast per lo streaming ibrido di eventi

Dacast offre tutte le funzionalità di cui i coordinatori di eventi hanno bisogno per ospitare il loro evento ibrido, il tutto a un prezzo competitivo. Quando trasmettete in streaming con Dacast, potete accedere a un’ampia gamma di potenti strumenti di trasmissione e a un supporto allo streaming di prim’ordine.

Mas Imagen, società di produzione audiovisiva con sede in Messico, utilizza Dacast per ospitare eventi ibridi in tutta l’America Latina. Questa azienda ha provato diverse altre soluzioni di live streaming per ospitare e trasmettere i propri flussi di eventi ibridi, ma Dacast è stata la più utile che ha incontrato.

Ciò che Mas Imagen ha apprezzato di Dacast è stato il fatto che abbiamo fornito il livello di supporto necessario per ospitare con sicurezza eventi ibridi e virtuali. Dacast fornisce un supporto in tempo reale attraverso un team locale. Ciò significa che le emittenti hanno accesso a un rappresentante che conosce il panorama dello streaming locale e parla la lingua locale.

Domande frequenti

1. Qual è la differenza tra eventi virtuali e ibridi?

Gli eventi virtuali sono quelli che si svolgono interamente online e sono ospitati su piattaforme di trasmissione. Sono adatti a un pubblico distante, sparso in varie località. Al contrario, un formato di evento ibrido ha un aspetto sia personale che virtuale e può essere frequentato da un pubblico locale. Come emittente, potete ospitare entrambe le cose.

2. Qual è lo scopo di un evento ibrido?

Lo scopo di un evento ibrido è quello di dare a tutti la possibilità di partecipare all’evento a proprio piacimento. Chi preferisce farlo di persona può raggiungere la sede, mentre chi non può partecipare all’evento per qualsiasi motivo ha la possibilità di partecipare virtualmente.

3. Cosa devo considerare in un evento ibrido?

Ecco alcuni elementi da tenere presenti prima di organizzare il vostro evento ibrido come emittente, se volete che abbia successo:

• Trattate allo stesso modo i partecipanti dal vivo e quelli virtuali.
• Scegliete una piattaforma per eventi virtuali che consenta al vostro pubblico virtuale un coinvolgimento totale.
• Allineate il materiale online e quello sul sito, come la grafica, per essere coerenti.
• Scegliete una piattaforma per eventi che sia facile da usare sia per il vostro team che per il pubblico virtuale.
• Preparate il supporto tecnico e dal vivo prima dell’evento.

4. Quali sono gli elementi degli eventi ibridi?

Ecco alcuni elementi fondamentali per il successo di un evento ibrido:

• Una buona piattaforma di streaming video
• Contenuti coinvolgenti
• Processo di registrazione senza intoppi
• Uno strumento di programmazione delle riunioni
• Marketing

5. Come si crea un evento ibrido?

Ecco i passi da seguire per ospitare un evento ibrido come emittente:

• Pianificare la parte di persona
• Pianificare la parte virtuale
• Investire in attrezzature e strumenti
• Scegliere una piattaforma di streaming video online
• Configurare la configurazione dello streaming
• Eseguire un test di prova
• Avviare lo streaming

Pensieri finali

Ospitare eventi ibridi è un ottimo modo per ampliare il proprio raggio d’azione. Questo tipo di evento consente di soddisfare le esigenze di un pubblico locale e remoto. Conoscere i dettagli degli eventi ibridi è molto importante, poiché possono essere utilizzati per molti casi d’uso in diversi settori.

Sebbene l’organizzazione di un evento ibrido richieda un po’ più di pianificazione e preparazione rispetto a un evento esclusivamente virtuale o di persona, i risultati possono sicuramente valere lo sforzo supplementare.

Se state cercando una piattaforma per ospitare i vostri eventi ibridi, non cercate oltre. La soluzione di Dacast per lo streaming di eventi dal vivo è lo strumento necessario per raggiungere un pubblico al di là della vostra sede.

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