La guía definitiva para crear una plataforma de formación en vídeo en 2022

Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan vídeos de formación para agilizar el proceso de incorporación de sus empleados o contratistas. Esto tiene muchas ventajas.

La inversión inicial en una plataforma de formación en vídeo le ahorrará toneladas de tiempo y recursos valiosos durante años.

En este post, vamos a hablar de todo lo que necesitas saber sobre las plataformas de formación online. Desglosaremos por qué las empresas están dando este paso y qué tipos de empresas podrían beneficiarse de una plataforma de formación de esta naturaleza.

Explicaremos en qué consiste un buen vídeo de formación y cómo crear su propia plataforma de formación en vídeo en línea. Terminaremos con algunos ejemplos de servicios de alojamiento de vídeo para que las empresas den vida a sus plataformas de formación.

Índice

• ¿Por qué utilizar vídeos de formación en línea?
• ¿Quién debe crear una plataforma de vídeo?
• ¿Qué debe tener un buen vídeo de formación?
• Cómo crear una plataforma de formación en vídeo
• Elegir una solución para alojar vídeos de formación para empresas
• Reflexiones finales

¿Por qué utilizar vídeos de formación en línea?

La automatización es clave en el crecimiento o la ampliación de una empresa, y la formación de nuevos empleados es una tarea que sin duda puede automatizarse.

Las plataformas de formación en vídeo en línea son recursos valiosos para las empresas que desean agilizar el proceso de incorporación de sus empleados. Le ahorra tiempo y dinero porque no tiene que designar a otro miembro del equipo para que se encargue de la formación. 

Digamos que el tiempo medio que se tarda en formar a un nuevo empleado es de 20 horas. Si pagas a otro miembro del equipo 30 $/hora, cuesta 600 $ contratar a un nuevo empleado. 

Por supuesto, estas cifras cambian en función del sector en el que trabaje y del puesto para el que esté formando, pero si introduce el tiempo medio de formación y los salarios en esta fórmula podrá hacerse una idea de cuánto dinero puede ahorrar automatizando el proceso.

Los vídeos de formación en línea también son beneficiosos porque proporcionan una experiencia de formación coherente. Esto significa que todos los empleados tienen acceso a la misma información, por lo que no hay que preocuparse de que se omitan detalles o haya malentendidos.

Además, las plataformas de formación en línea son cada vez más valiosas para formar a trabajadores remotos, ya que no es necesario el contacto personal.

¿Quién debe crear una plataforma de vídeo?

Cualquier empresa que invierta tiempo y dinero en la formación de nuevos empleados podría beneficiarse de la creación de una plataforma de formación de nivel empresarial. Las grandes empresas con más empleados probablemente verán un mayor retorno de la inversión, pero la creación de vídeos de formación estandarizados también es útil para las pequeñas y medianas empresas.

Las plataformas de software de vídeo de formación son especialmente útiles para marcas con muchas sucursales o empresas que venden franquicias. Dar a todo el mundo acceso a los mismos materiales de formación ayuda a mantener la coherencia en términos de normas de marca.

Cuando todo el mundo utiliza materiales de formación idénticos, todo el mundo aprende lo mismo de la misma fuente. Esto es especialmente útil en la industria alimentaria y de servicios.

Por ejemplo, si tienes una cadena de heladerías, todo el mundo sabe que los banana splits tienen tres bolas de helado, un plátano y dos cerezas. Así, los clientes pueden ir a distintos locales de la misma cadena en puntos opuestos del país y tener la seguridad de que les servirán el mismo postre hecho de la misma manera. 

¿Qué debe tener un buen vídeo de formación?

Si está invirtiendo tiempo y recursos en crear vídeos de formación, debe hacerlo bien. Hay algunas casillas específicas que puede marcar para asegurarse de que está creando excelentes vídeos de formación que transmitirán eficazmente su mensaje y agilizarán su proceso de incorporación.

He aquí algunos elementos que hacen que un vídeo de formación sea bueno. Esto es a lo que debe prestar atención.

Vídeo y audio de alta calidad

La calidad de su contenido de vídeo hará o deshará la experiencia de los espectadores. En el caso de una plataforma de formación corporativa, no tiene que preocuparse de que los clientes que pagan estén contentos con su compra, pero es bueno presentar su marca de forma profesional a los nuevos miembros de su equipo. 

Puedes crear contenidos de alta calidad grabando tus vídeos con equipos profesionales de captura de vídeo y audio. Eche un vistazo a nuestro Guía de equipos profesionales de radiodifusión para saber más sobre nuestras herramientas recomendadas para producir contenidos de vídeo de calidad profesional.

Un guión bien escrito

Todo buen vídeo de formación empieza con un guión bien escrito, organizado, directo y conciso. Los elementos visuales son importantes, pero el guión es donde realmente brilla la información. 

Un guión sólido comienza como un resumen de información importante sobre el tema que se está tratando y termina con un diálogo atractivo que da vida al vídeo.

En la sección “Cómo crear una plataforma de formación en vídeo” de este post hablaremos más sobre los aspectos específicos de la escritura de guiones.

Objetivos claros

Una cosa que su guión bien escrito debe incluir es un conjunto de objetivos claros para cada vídeo o módulo. Los vídeos de formación pueden parecer más una formalidad para los nuevos empleados en muchos puestos, por lo que es importante recordarles el “Por qué”.

Sus objetivos deben centrarse menos en lo que enseñan los vídeos y más en la finalidad de su enseñanza. Esto se debe a que algunas tareas parecen tan sencillas que un vídeo de formación parece innecesario, pero una vez que el contenido está vinculado a un objetivo, parece más valioso.

Por ejemplo, un vídeo sobre cómo saludar a los clientes debería tener objetivos como “Aprenda a saludar a los clientes con la jerga específica de la marca” o “Aprenda a romper el hielo para hacer una venta”.

Adoptar este tipo de enfoque hará que toda la presentación de la formación sea más fácil de seguir y ayudará a mantener el interés del espectador. Además, al enumerar los objetivos de cada contenido, te ayudará a ti, como creador, a mantenerte más centrado e intencionado.

Fácil acceso

Por supuesto, querrás mantener tu vídeo a salvo de espectadores no autorizados, pero los miembros de tu equipo que tengan las credenciales adecuadas no deberían tener que pasar por el aro para acceder al contenido.

Tus vídeos deben estar dispuestos de forma que sea fácil acceder a ellos.

Cómo crear una plataforma de formación en vídeo

Crear una plataforma de formación en vídeo no es complicado, pero requiere mucha planificación, preparación y ejecución. Por suerte, lo más probable es que sólo tenga que crear toda la plataforma una vez y luego ir intercambiando pequeños clips de vídeo a medida que se actualicen los cambios en sus procesos y procedimientos.

1. Planifique su contenido

Para asegurarse de que todo está cubierto de una manera que tenga sentido para los nuevos miembros de su equipo, va a querer esbozar cada aspecto del programa de formación que va a lanzar. 

Organícelo en una secuencia que tenga sentido. Su contenido debe ser “apilable” en el sentido de que la información del vídeo nº 1 prepara a los espectadores para lo que van a aprender en el vídeo nº 2. 

En este punto, también puede decidir cómo se dividirán sus vídeos de formación. Algunas empresas utilizan una serie de vídeos cortos de 2 a 5 minutos en cada módulo para mantener atento al espectador. Otros quieren hacerlo todo de una vez y crear un vídeo largo.

Averigua qué funciona mejor para el tipo de empleados que estás formando y los materiales que les estás enseñando.

2. Escriba sus guiones

Escribir guiones para tus vídeos es muy, muy importante. Para empezar, tomarás los esquemas que creaste en el paso anterior y los dividirás en esquemas más pequeños para vídeos individuales. 

Una vez que haya decidido qué contenido aparecerá en cada vídeo, rellene la información adicional como subcategorías hasta que tenga toda la información pertinente sobre el papel. En esta fase, tendrá que decidir cómo presentar la información para poder elaborar el guión en consecuencia.

Pregúntatelo a ti mismo:

• ¿Habrá diálogos en pantalla o será una persona la que recite la información a la cámara?
• ¿Habrá diagramas y otros elementos visuales con voz en off?

No hay una forma correcta o incorrecta de hacerlo, pero tienes que hacer lo que tenga más sentido para los materiales específicos que estás compartiendo.

Puede ser aconsejable recurrir a un guionista experto para no tener que aprender los tecnicismos del oficio. Siempre que facilite la información que debe transmitirse, contratar a un profesional hará que este proceso sea bastante sencillo.

Si decides escribir tus propios guiones, tenemos algunos consejos para ti. Lo primero que hay que tener en cuenta es que el guión debe ser conversacional. Los espectadores deben sentirse parte de una conversación en lugar de ser sermoneados.

No utilices jerga técnica a menos que pienses explicarla a fondo. El objetivo es que los espectadores aprendan de verdad, por lo que no hay que dificultarles demasiado la comprensión.

Por último, no te frustres si tus palabras no te parecen suficientes. El guión cobrará vida gracias a los efectos visuales y los actores, así que no pasa nada si algunas frases o líneas se apoyan sobre todo en ese apoyo suplementario.

3. Cree sus vídeos

Una vez preparados los guiones, es hora de producir los vídeos. Este paso consiste en filmar y editar las secuencias de vídeo.

Si no dispone de un equipo interno experto en producción de vídeo, es buena idea contratarlo para que el resultado final sea presentable y profesional.

4. Construya su sitio web

A continuación, tendrás que crear un sitio web de retransmisión en directo donde estarán tus reproductores de vídeo. Debe crear un sitio por el que sea fácil navegar, que funcione tanto en ordenadores de sobremesa como en móviles y que tenga un aspecto profesional.

El sitio puede ser básico porque debe dedicarse exclusivamente a la formación de nuevos empleados. No hay necesidad de preocuparse por los elementos de marketing de ventas que usted pondría en su sitio de negocios regular, como llamadas a la acción, capturas de correo electrónico, elementos de SEO, etc. 

Este paso no es necesario si utilizas una plataforma como Dacast, que ofrece galerías de vídeo personalizadas como una de sus funciones. Nuestra Expo portales de vídeo facilitan la creación de listas de reproducción de vídeos a las que tus compañeros pueden acceder con sólo unos clics. Incluso puedes añadir protección por contraseña para que no accedan personas no autorizadas.

5. Elija una plataforma de vídeo en línea

Necesitarás una plataforma de vídeo en línea (OVP) para alojar tus contenidos de vídeo. Esta no es la galería orientada al espectador que presenta sus vídeos. Es la plataforma que almacena los archivos de vídeo entre bastidores.

A la hora de crear una plataforma de formación en línea, hay que tener en cuenta algunos aspectos:

• Seguridad (protección mediante contraseña y restricciones de dominio)
• Carga masiva
• Fácil incrustación
• Portal de vídeos/galería de vídeos
• Datos abundantes
• Vídeo a la carta (VOD)

El alojamiento de vídeo en directo es una ventaja, especialmente si planeas organizar sesiones de formación en directo. Sin embargo, el alojamiento VOD es una necesidad absoluta.

6. Sube tus vídeos

Una vez que hayas invertido en una plataforma de vídeo en línea, es hora de subir tus vídeos. Como ya hemos mencionado, elegir un OVP con capacidad de carga masiva es sin duda la mejor opción, ya que le ahorrará mucho tiempo y molestias. 

Después de subir tus vídeos, tendrás que organizarlos en listas de reproducción según el orden en que quieras que se reproduzcan. También puede agruparlos en módulos. Esto es importante para el siguiente paso.

7. Incrustar vídeos

Incrustar sus vídeos en su nueva plataforma de formación en vídeo suele ser tan sencillo como copiar y pegar un fragmento de código de su plataforma de vídeo en línea. 

Tendrás que elegir qué código incrustar utilizarás, JS o iFrame. Le instamos a consultar nuestro post dedicado a ayudarle a decidir qué código utilizar.

Elegir una solución para alojar vídeos de formación para empresas

Como ya hemos dicho, tendrás que elegir una solución para alojar tus vídeos de formación. Necesitarás una solución equipada con las herramientas que necesitas para el streaming a nivel corporativo.

Hay unas cuantas plataformas de vídeo en línea excelentes con soluciones específicas para el uso empresarial y corporativo de la transmisión en directo.

Dacast es una solución de streaming unificado diseñada pensando en los operadores de PYME como usted. El panel de control del usuario es muy fácil de navegar, por lo que puedes configurar los ajustes y gestionar tu contenido de vídeo con facilidad, incluso si no tienes mucha experiencia en la difusión.

Algunas de las funciones más útiles de Dacast para crear una plataforma de formación en línea son un reproductor de vídeo de marca blanca, incrustación sencilla, seguridad de primer nivel, protección por contraseña y herramientas de carga masiva. 

Recientemente, hemos puesto en marcha un portal de vídeos Expo que le permite crear páginas web de marca para compartir su videoteca, de modo que no tenga que desarrollar un sitio web de formación aparte del sitio habitual de su empresa, lo que ahorra miles de dólares a las PYME que operan en su lugar.

Otras grandes plataformas de vídeo en línea son

1. Brightcove
2. Watson Media de IBM
3. Panopto
4. Vidyard 

Vas a querer evitar las plataformas gratuitas, como YouTube, DailyMotion y similares, porque están orientadas al uso del consumidor y no tienen las herramientas que necesitas para crear una plataforma de formación profesional.

Reflexiones finales

Ahora que ya conoces los entresijos de la creación de una plataforma de formación en vídeo, es hora de pasar a la acción y empezar con la tuya.

Cuando llegue el momento de elegir la plataforma de vídeo en línea para alojar todos sus materiales de formación, le recomendamos que aproveche las pruebas gratuitas para hacerse una idea de las funciones disponibles y de cómo podría funcionarle realmente la plataforma.

¿No sabe por dónde empezar? Le invitamos a probar todas las funciones de alojamiento de vídeo profesional de Dacast sin ningún riesgo durante 14 días. Esto incluye acceso a nuestras herramientas de carga masiva, funciones de privacidad y seguridad, personalización de la galería de vídeos y mucho más.

Cree una cuenta Dacast para comenzar su prueba gratuita hoy mismo. No se requiere tarjeta de crédito.

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