Ventajas del software de vídeo de formación para empresas

A medida que se globalizan las oficinas y aumenta la necesidad y la popularidad del trabajo a distancia, muchos directivos de empresas buscan formas de distribuir la formación a todos los empleados de la manera más uniforme, rentable y eficaz.

En lugar de enviar a un formador por todo el país para hablar en diferentes oficinas, o de llevar a los empleados a un lugar para recibir formación, muchas empresas están recurriendo a la formación en línea para distribuir la información que quieren que sus empleados conozcan con menos costes y menos complicaciones.

El software de vídeo de formación es un componente clave para formar eficazmente a los empleados en línea, y la plataforma de streaming adecuada es crucial para que las jornadas de formación interna de su empresa sean eficaces.

En este artículo, investigaremos qué son las plataformas de formación en línea, si el software de formación por vídeo corporativo es eficaz y cómo puede aprovechar esta tecnología en beneficio de su empresa.

Empecemos.

Índice

• ¿Qué es una plataforma de formación en línea?
• Ventajas del software de vídeo de formación
• Cómo utilizar el software de formación empresarial
• Conclusión

¿Qué es una plataforma de formación en línea?

Tradicionalmente, la formación interna de las empresas ha sido presencial. Los empleados se reúnen en una sala de conferencias donde escuchan a los ponentes, a menudo con un gran coste para la empresa, tanto en tiempo como en dinero.

Sin embargo, una plataforma de formación en línea permite a los empresarios presentar vídeos informativos que pueden verse en cualquier oficina del mundo.

La plataforma reúne
vídeos VOD pregrabados
o contenidos en directodistribuyéndolo a cualquiera que se conecte al programa y vea el vídeo. Esto permite a la dirección de la empresa filmar o transmitir vídeo en directo una vez, en un lugar, pero su contenido puede verse varias veces, durante años, en cualquier lugar en que un empleado acceda a la plataforma.

Software de vídeo de formación en línea actúan como una biblioteca digital para todos los contenidos grabados de una empresa. Puede almacenarse, organizarse y distribuirse como deseen los dirigentes. Incluso se pueden crear listas de reproducción para guiar a los empleados por pistas de aprendizaje específicas.

La posibilidad de crear contenidos una sola vez y distribuirlos varias veces ayuda a garantizar que todos los empleados reciban la misma información y formación. Esto ayuda a distribuir un mensaje uniforme a toda la empresa.

Cómo funcionan las plataformas de formación por vídeo

En general, una plataforma de formación en vídeo recopila, almacena y organiza todo el material de formación grabado de una empresa.

Cuando se crea un nuevo contenido, se sube a la plataforma de formación en vídeo en línea y se etiqueta con palabras que faciliten a los empleados encontrarlo cuando lo necesiten. Dependiendo de la estructura de la plataforma de formación en vídeo, también se pueden crear listas de reproducción para recopilar vídeos relacionados para temas y eventos de formación específicos.

Existen dos casos generales de uso empresarial para gestionar plataformas de formación en vídeo: Autoalojadas y de terceros.

El autoalojamiento de una plataforma de formación en vídeo significa que todo el contenido de vídeo está almacenado y protegido por una plataforma que la empresa diseña, crea, paga y mantiene. Esta opción puede ser muy cara y laboriosa, por lo que está fuera del alcance de muchas empresas.

Otra posibilidad es contratar a un proveedor externo, como Dacast, que elimina de las manos de la empresa gran parte de los gastos y las complicaciones.

Las plataformas de vídeo de terceros permiten a las empresas cargar sus contenidos de vídeo en software diseñado por otros, personalizar el reproductor de vídeo con su propia marca y asegurar el acceso con protección avanzada de contraseñas y dominios. El vídeo se entrega desde la nube, donde se almacena, a los usuarios individuales a través de una red avanzada de distribución de contenidos, o CDN.

Una CDN de vídeo es una red de servidores repartidos por todo el mapa, siendo el servidor más cercano a un usuario final el que envía el vídeo a la máquina de ese usuario. Esto proporciona a cada usuario la misma calidad de vídeo con independencia de su ubicación, garantizando una rápida entrega de contenidos sin latencia, retrasos ni tediosos almacenamientos en búfer.

¿Es eficaz el software de vídeo de formación?

Los vídeos de formación han sido durante mucho tiempo una parte importante de las operaciones empresariales, con muchas personas sentadas frente a una pantalla, solas, aprendiendo sobre los procedimientos y políticas de la empresa.

El uso de vídeos pregrabados permite a las empresas distribuir la misma información a todos los empleados, independientemente de su ubicación. Sin embargo, con la llegada de la transmisión en directo y otras tecnologías más avanzadas, las empresas han podido llevar un paso más allá el software tradicional de vídeo de formación en línea.

La formación en vídeo en línea para empresas proporciona a los empleados y a las organizaciones una serie de ventajas, entre las que se incluyen:

• Reducción de costes y molestias en comparación con la formación en directo
• Más flexibilidad para los empleados
• Mejor comprensión y retención de la información
• Presentación de información más específica y especializada

Veamos con más detalle cada una de estas ventajas.

1. Reducción de costes y molestias

En lugar de depender de sesiones de formación presenciales, las empresas han podido integrar contenidos grabados y retransmitidos en directo para simular la sensación de reunir a todo el mundo en una sala de conferencias. Todos los empleados de todas las sedes pueden
transmitir la formación
a través de una plataforma de formación en línea, reduciendo costes y molestias.

Un vídeo de formación pregrabado puede ser guionizado, editado y producido para presentar un flujo de información coherente, atractivo y consistente enviado a los empleados. Cuando el contenido se graba, no hay peligro de que el presentador se salga del tema o de que las distracciones interrumpan la sala de formación.

2. Más flexible para los empleados

La formación por vídeo también permite a los empleados controlar el ritmo de la información que consumen. La posibilidad de acceder a esta información en cualquier momento también ofrece a cada empleado la opción de participar en la formación en el momento del día que mejor se adapte a sus preferencias y horarios.

Un madrugador, por ejemplo, puede meterse de lleno en los módulos de formación a las 7 de la mañana, cuando esté listo y con ganas de empezar. Un búho nocturno, en cambio, puede acomodarse después de acostar a los niños.

3. Mejor comprensión y retención de la información

El vídeo puede pausarse, rebobinarse y repetirse tanto como necesite un empleado para obtener la información necesaria. Se pueden tomar notas y, en caso de que haya que pasar un examen tras la formación, se puede repasar el contenido para garantizar la comprensión.

4. Información más específica

Organizar sesiones de formación en directo es caro, y a menudo está fuera del alcance de muchas pequeñas empresas. Y, cuando su empresa tiene varios departamentos que necesitan cada uno su propia formación especializada, los costes se magnifican.

Utilizar plataformas de formación en línea para presentar contenidos en directo o pregrabados permite a las empresas presentar esta información más específica y especializada sin tener que incurrir en costes elevados.

Muchas empresas pequeñas no pueden permitirse una presentación en directo de un experto en la materia. Pero una presentación en vídeo del mismo experto puede proporcionarse a los empleados a un coste mucho menor y es utilizable durante años.

Cómo utilizar el software de formación empresarial

Para muchas empresas que no disponen del tiempo y los recursos necesarios para desarrollar su propio software de formación en vídeo, la mejor opción para ofrecer formación grabada en vídeo es recurrir a una solución de software de formación empresarial de terceros.

A la hora de seleccionar una plataforma de vídeo de formación empresarial, hay que tener en cuenta algunas características clave:

• Codificación y transcodificación de vídeo
• Grabación en directo
• Funciones de seguridad avanzadas
• Marca blanca
• Vídeo CMS
• Carga directa en S3

Veamos por qué cada una de estas características es importante para desarrollar un gran programa de vídeo de formación empresarial en línea.

Codificación y transcodificación de vídeo

No todos los dispositivos que utilicen sus empleados para ver sus vídeos de formación utilizarán los mismos formatos. Por eso es importante que tu software sea capaz de presentar los archivos de vídeo en el formato que mejor se adapte a cada dispositivo y a su velocidad de Internet.

La codificación automática de vídeo significa que el software toma tus archivos en cualquier formato que los envíes, y luego los presenta en la reproducción a cada usuario de la manera más adecuada a las especificaciones de su dispositivo y a la velocidad de Internet. Esto ofrece a todos los espectadores una experiencia positiva al ver los vídeos, disminuyendo la frustración de sus empleados al participar en la formación.

Y, si planea transmitir en directo cualquier contenido a través de su software de formación de vídeo, la transcodificación de vídeo es una función excepcionalmente útil.

Durante este proceso, el software de vídeo de formación toma los archivos RAW directamente de la cámara y los convierte en algo que se puede ver en línea. Esto significa que no necesitará ningún software o equipo especial para hacer visibles sus retransmisiones en directo, ofreciendo a los usuarios una experiencia fluida.

Grabación en directo

En aquellas situaciones en las que transmita contenidos en directo a sus empleados, no desperdicie la valiosa información que contiene la presentación.

Cuando elijas la plataforma de formación de vídeo en línea adecuada, debe tener capacidad de emisión simultánea. Esto le permite grabar contenidos de streaming en directo, conservando una gran presentación para su uso posterior por parte de los empleados.

Funciones de seguridad avanzadas

Te tomas muy en serio la privacidad y la seguridad del vídeo, y equipas cuidadosamente todos los dispositivos y redes proporcionados por la empresa con protección por contraseña y otras medidas de seguridad.

Proteja
su videoteca de formación
con funciones avanzadas de seguridad y privacidad. Puedes controlar aspectos como el control de dominios, el streaming cifrado, la protección por contraseña y las marcas de agua, protegiendo tus contenidos contra la piratería, el acceso no autorizado y las descargas ilegales.

Capacidad de marca blanca

Optar por métodos de distribución de vídeo menos caros, como YouTube, permite ahorrar costes, pero también significa que estás a merced del reproductor de vídeo de marca de YouTube.

Por otra parte, las mejores plataformas de formación en línea incluyen la posibilidad de ofrecer streaming de marca blanca mediante reproductores de vídeo adaptables y otras funciones. Esto significa que puede añadir la marca de su empresa a cualquier cosa relacionada con la plataforma de formación, lo que proporciona una imagen de marca coherente y garantiza que sus empleados confían en que están recibiendo la formación de la fuente adecuada.

Además, puede incrustar fácilmente reproductores de software de vídeo de formación en sus propios sitios weblo que le permite añadir el reproductor directamente a la intranet de su empresa para facilitar el acceso.

Vídeo CMS

Parte de lo que hace que una plataforma de formación de vídeo en línea sea útil es la capacidad de
almacenar y organizar contenidos de vídeo
para empleados de cualquier parte del mundo.

Si su empresa cuenta con varios departamentos, cada uno con sus propias necesidades de formación, la posibilidad de organizar y agrupar los vídeos por temas de aprendizaje resulta especialmente útil.

Con las sólidas funciones de CMS de vídeo, puede etiquetar los vídeos con palabras clave específicas, para que sus empleados puedan buscarlos fácilmente, o
crear listas de reproducción específicas
de formación individualizada para un aprendizaje autoguiado aún mayor.

Carga directa en S3

Si ya dispone de una
gran biblioteca de vídeos de formación
o tiene previsto crear una gran cantidad de contenido que deberá añadirse a su plataforma, es importante poder trasladar rápidamente ese contenido.

Para mover grandes cantidades de contenidos de vídeo se utilizaba principalmente el protocolo de transferencia de archivos (FTP ). Ahora, sin embargo, el FTP ha sido sustituido por la subida directa a S3. Esto proporciona toda la facilidad de uso de un servidor FTP con algunas ventajas añadidas, incluyendo:

• Capacidad de almacenamiento ilimitada
• Menor latencia
• Mayores velocidades de transferencia de red
• Múltiples copias de seguridad de datos
• Mayores medidas de seguridad

Esto le permite mover de forma rápida y segura grandes cantidades de datos, reduciendo sus costes totales y poniendo en marcha más rápidamente su videoteca de formación.

Conclusión

Poder ofrecer a los empleados que están repartidos por todo el mundo en oficinas satélite o trabajando desde sus propios hogares es esencial para el éxito general de cualquier empresa moderna. En lugar de incurrir en el gasto de enviar a todo el mundo a un lugar para una sesión de formación en persona, el mejor software de vídeo de formación permite a las empresas ofrecer formación en vídeo de alta calidad sin la frustración y la molestia de crearla ellas mismas.

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