¿Qué es un acontecimiento híbrido? La guía definitiva para radiodifusores

Desde el inicio de la pandemia, se ha producido un cambio significativo en la forma de asistir a los eventos. Al principio, muchos actos presenciales se cancelaban o se trasladaban rápidamente a Internet.

Casi dos años después, los organizadores de eventos están empezando a volver a los eventos presenciales. Aunque es posible una cierta participación en persona, sigue habiendo algunas limitaciones y restricciones que mantienen a la gente en casa. Por suerte, los eventos híbridos son una opción.

En este artículo vamos a hablar de los pormenores de la organización de eventos híbridos. Hablaremos de qué son los eventos híbridos y en qué se diferencian de los eventos en directo. También trataremos cómo organizar un evento híbrido y cómo elegir la mejor plataforma de eventos híbridos.

Índice

• ¿Qué es un acontecimiento híbrido?
• Diferencia entre eventos virtuales e híbridos
• Cómo organizar un evento híbrido
• Elegir la mejor plataforma híbrida para eventos
• Reflexiones finales

¿Qué es un acontecimiento híbrido?

Un acto híbrido es un acto abierto a la participación tanto presencial como a distancia. La participación a distancia en eventos híbridos suele facilitarse mediante tecnología de transmisión en directo.

Los eventos híbridos no son algo nuevo. Piense en los concursos, las galas de premios y otros grandes acontecimientos televisados que se celebran desde hace décadas. Sin embargo, a raíz de la pandemia, los eventos híbridos adquieren cada vez más importancia a todos los niveles.

Algunos tipos de actos híbridos podrían ser conferencias conciertos ferias comerciales y reuniones municipales.

La diferencia entre eventos virtuales e híbridos

Los actos virtuales e híbridos se solapan en gran medida, pero hay una gran diferencia entre ambos. Los eventos virtuales suelen ser totalmente digitales, mientras que los híbridos incluyen asistencia presencial y a distancia.

Los eventos virtuales suelen ser menos costosos que los híbridos, ya que no suelen requerir un lugar especial ni proveedores adicionales, como sí lo haría la parte presencial de un evento híbrido.

Sin embargo, si lo que desea es organizar un acto más práctico y atractivo, la mejor opción sería un acto híbrido con al menos cierta interacción cara a cara.

Cómo organizar un evento híbrido

Organizar un evento híbrido requiere un poco más de planificación y preparación que un evento sólo presencial o sólo en línea. Incluso con algunos pasos adicionales, organizar un evento híbrido es bastante sencillo.

Repasemos los pasos que debe seguir para dar vida a su evento híbrido.

1. Planificar la parte presencial

Antes de empezar a pensar en retransmitir su evento híbrido, es importante planificar la parte presencial. Si eres coordinador de eventos, ya sabes cómo funciona esto. Si eres nuevo en la organización de eventos, debes tener en cuenta algunas cosas importantes.

En primer lugar, averigüe cuándo y dónde tendrá lugar el acto. Si vas a alquilar un local, asegúrate de reservar el espacio con suficiente antelación. A continuación, seleccione a todos los participantes, ya sean animadores, panelistas u oradores.

Contrata a todos los proveedores necesarios y asegúrate de obtener todos los permisos necesarios. Determina el aforo de tu local y calcula cuánto tienes que cobrar por las entradas para conseguir el beneficio deseado. También tendrá que elegir una plataforma de venta de entradas.

A medida que avance en este proceso, documéntelo todo. Lleva un registro de quién está a cargo de qué, cuánto cuestan las cosas y cómo se puede contactar con cada persona esencial. Asegúrese de contar con opciones de reserva para cada pieza móvil.

2. Planificar la parte virtual

Una vez que haya planificado la parte presencial de su evento híbrido, es hora de planificar la parte virtual. Esto es bastante fácil, puesto que ya tienes los detalles principales resueltos.

Determine cuántos participantes virtuales piensa acoger y cuánto les cobrará por la “entrada”. Piense también en cómo distribuirá entre los participantes la información sobre el vapor, como los enlaces a las retransmisiones y las credenciales de acceso.

Planifica la disposición de tu instalación de streaming. Piensa en cuántas cámaras necesitas y dónde las colocarás en tu local. También hay que tener en cuenta la iluminación y el sonido.

3. Invertir en equipos y herramientas

La retransmisión de un evento híbrido requiere el apoyo de equipos de captura, como cámaras y micrófonos. Dependiendo de la envergadura de tu evento, tus necesidades de cámara pueden ir desde una webcam básica hasta una videocámara profesional.

En lo que respecta a las necesidades de equipos de audio, dependerá de la naturaleza de su evento. Los micrófonos de mano pueden ser suficientes, o los de solapa podrían ser una mejor opción. Otras configuraciones de captura de audio que captan el sonido de un grupo de personas podrían ser más apropiadas, y esta configuración podría incorporarse a tu local.

Además del equipo de captura, necesitarás un codificador. Se trata de una herramienta que convierte tus archivos de vídeo de RAW a digital. Puede elegir entre codificadores hardware o software.

Encontrará más información sobre el equipo necesario para la retransmisión en directo en nuestra guía específica.

4. Elija una plataforma de vídeo en línea

Una plataforma de vídeo en línea de calidad profesional es esencial para albergar la parte virtual de su evento híbrido. Se trata del software de transmisión de vídeo que utilizarás para alojar, gestionar y transmitir tus emisiones.

Más adelante hablaremos con más detalle de las características que hay que tener en cuenta a la hora de elegir la mejor plataforma de vídeo en línea para celebrar un evento híbrido.

Hay muchas plataformas estupendas para organizar tu evento híbrido. Consulte nuestro plataformas de streaming en directo para explorar algunas de las mejores opciones.

5. Configurar el streaming

Ahora es el momento de prepararlo todo para el stream. Tendrás que instalar el equipo en tu local y conectar todas las fuentes a tu plataforma de vídeo en línea.

Además de configurar el software y el equipo de streaming, tendrá que designar a alguien que se encargue de la retransmisión. Si no tiene gente en su equipo que pueda ayudarle con esto, es posible que tenga que contratar a personas que manejen sus cámaras, produzcan el flujo y lo supervisen.

Consulta nuestra guía definitiva para la configuración de streaming para obtener más información sobre este paso.

6. Realice una prueba

Asegúrate de reservar algo de tiempo para realizar una prueba antes de empezar a transmitir para que puedas detectar cualquier fallo en tu configuración antes de salir en directo. Recorre toda tu corriente al menos una vez.

Si hay un eslabón especialmente débil, como una batería que se agota rápidamente o un cable que podría desplazarse con facilidad, soluciónelo. Tenga a mano baterías o equipos de reserva que puedan desplegarse fácilmente si falla el “equipo de arranque”.

También es buena idea probar tu conexión a Internet. Una buena velocidad de carga para streaming es el doble del ancho de banda que pretendes utilizar. Normalmente, basta con una velocidad de subida de 672 kbps a 61,5 Mbps.

Puedes probar tu conexión a Internet buscando en Google “prueba de velocidad de Internet” y haciendo clic en el botón “EJECUTAR PRUEBA DE VELOCIDAD” del primer resultado.

7. Iniciar streaming

Una vez que hayas confirmado que tu configuración funciona según lo previsto, es hora de empezar a transmitir. En la mayoría de las plataformas, es tan fácil como hacer clic en el botón “Iniciar streaming”.

Dependiendo de la naturaleza del acto, puede que te interese empezar a retransmitirlo un poco antes de que empiece para asegurarte de que todos los participantes estén preparados en cuanto empiece la presentación o la actuación. Algunas plataformas de vídeo en línea permiten añadir una “sala de espera” o mostrar una cuenta atrás.

Elegir la mejor plataforma híbrida para eventos

Como ya hemos comentado, elegir la plataforma de vídeo en línea adecuada para albergar tu evento híbrido es muy importante. Debe elegir uno que satisfaga sus necesidades específicas y le ayude a alcanzar sus objetivos de streaming.

Aunque algunas funciones son más importantes para determinadas emisoras que para otras, hay algunas funciones de streaming que la mayoría de las emisoras de eventos híbridos encontrarán útiles. Dicho esto, he aquí algunas características que debe tener en cuenta a la hora de elegir la mejor plataforma híbrida de eventos para su flujo.

Monetización

Muchos coordinadores de eventos venden entradas para sus actos, y los eventos híbridos no son una excepción. Si tiene previsto cobrar por la entrada a su evento híbrido, monetización de vídeo son absolutamente fundamentales.

Los tres principales tipos de monetización del vídeo son los anuncios, las suscripciones y el pago por visión. A la hora de monetizar su flujo de eventos híbridos, el pago por visión, que a veces se denomina “vídeo transaccional a la carta” o “TVOD”, es la mejor forma de hacerlo.

No todas las plataformas de vídeo en línea están equipadas con soporte para todos los métodos de monetización, así que asegúrate de buscar soporte dedicado al pago por visión.

Streaming en marca blanca

Streaming en marca blanca y la personalización de la marca son muy importantes para el streaming a nivel profesional. Elegir una solución de streaming con estas características permite eliminar los anuncios y las marcas de terceros, lo que contribuye a crear una experiencia visual sin distracciones.

Además, asegúrese de que la solución de streaming elegida admite la personalización de la marca. Desea poder personalizar su reproductor de vídeo para adaptarlo a su público y reflejar su marca.

Privacidad y seguridad

Transmisión segura es esencial para las retransmisiones profesionales, sobre todo cuando se trata de un acontecimiento importante. Es importante elegir una plataforma capaz de transmitir de forma segura.

Algunas herramientas de privacidad y seguridad a tener en cuenta son la protección por contraseña, el cifrado DRM, las restricciones geográficas y las restricciones de dominio.

Atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana

La retransmisión en directo es un proceso muy técnico y, a veces, las cosas salen mal. Por eso es importante elegir una solución de streaming que incluya atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana.

Busque una plataforma que ofrezca asistencia las 24 horas del día por parte de un representante en directo. Una documentación exhaustiva y de fácil acceso también es una ventaja.

Rentable

El coste de organizar un evento híbrido puede aumentar rápidamente si no se tiene cuidado. Esto se debe a que el ancho de banda puede ser caro y el acceso a las funciones que necesitas puede tener un coste adicional.

Opta por una plataforma de streaming de vídeo que sea transparente en cuanto a precios y tarifas para que sepas exactamente cuánto te va a costar antes de empezar a emitir.

Dacast para la retransmisión híbrida de eventos

Dacast ofrece todas las funciones que los coordinadores de eventos necesitan para organizar su evento híbrido, todo ello a un precio competitivo. Cuando transmite con Dacast, puede disfrutar de acceso a una amplia variedad de potentes herramientas de transmisión y soporte de transmisión de primera clase.

Mas Imagen, productora audiovisual con sede en México, utiliza Dacast para celebrar eventos híbridos en toda América Latina. Esta empresa ha probado otras soluciones de retransmisión en directo para alojar y retransmitir sus eventos híbridos, pero Dacast ha sido la que más les ha ayudado.

Lo que a Mas Imagen le gustó de Dacast fue que les proporcionamos el nivel de asistencia que necesitaban para celebrar eventos híbridos y virtuales con confianza. Dacast ofrece asistencia en directo a través de un equipo local en su región. Esto significa que los organismos de radiodifusión tienen acceso a un representante que conoce el panorama local de streaming y habla el idioma local.

Reflexiones finales

Organizar eventos híbridos es una forma estupenda de ampliar su alcance. Este tipo de acto le permite satisfacer las necesidades de un público local y remoto. Comprender los entresijos de los eventos híbridos es muy valioso, ya que pueden utilizarse para muchos casos de uso en una gran variedad de sectores.

Aunque organizar un evento híbrido requiere un poco más de planificación y preparación que un evento exclusivamente virtual o exclusivamente presencial, los resultados pueden merecer la pena.

Si busca una plataforma para celebrar sus eventos híbridos, no busque más. La solución de retransmisión de eventos en directo de Dacast es la herramienta que necesita para llegar a un público más allá de su lugar de celebración.

¿Quiere saber más sobre cómo Dacast puede ayudarle a organizar eventos híbridos? Aproveche nuestros 14 días de prueba sin riesgo para probar nuestras potentes funciones de streaming y ver cómo Dacast puede encajar en su configuración de streaming.

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