Melhorar o seu plano de continuidade empresarial com vídeo e transmissão em direto

Um plano de continuidade empresarial sólido é essencial no mundo atual. O Surto de COVID-19 de 2020 provou isso mesmo. Todos sabíamos que estava para vir, mas os efeitos nos negócios (e na vida quotidiana) apanharam quase todos de surpresa.

As organizações vêem-se agora a braços com a necessidade de criar equipas remotas e de se adaptarem a ambientes de trabalho a partir de casa. Embora o teletrabalho seja uma mudança importante para alguns, outras empresas têm prosperado com recurso a forças de trabalho remotas durante anos.

Hoje, vamos explicar como funcionam os trabalhadores bem sucedidos que trabalham a partir de casa, bem como oferecer orientações para quem gere equipas remotas. Por último, partilharemos a forma como a utilização da transmissão de vídeo em direto e do vídeo a pedido pode facilitar a vida de todos os envolvidos.

Índice:

• Estratégias para trabalhar a partir de casa
• Gerir eficazmente os trabalhadores remotos
• Utilizar a transmissão em direto e o vídeo a pedido para melhorar a continuidade do negócio

As estratégias fiáveis de continuidade das actividades estão em constante evolução. As organizações não precisam de ter todas as respostas de imediato, mas um plano básico (e os recursos para o concretizar) são fundamentais para manter as operações.

Felizmente, grande parte da infraestrutura e do fluxo de trabalho para o teletrabalho já existe. Serviços como aplicações de mensagens, sistemas de partilha de ficheiros e ferramentas de teleconferência, transmissão em diretoe vídeo a pedido. Ferramentas que não só tornam o processo mais fácil, como também mais eficaz e fiável.

É preferível ter tempo para se preparar para este tipo de mudança operacional, mas isso nem sempre é possível. O coronavírus tornou o trabalho à distância mais do que uma vantagem, mas uma medida fundamental para a sustentabilidade da empresa.

O artigo de hoje dá conselhos aos empregadores e aos trabalhadores para uma transição menos stressante.

Estratégias para os trabalhadores que trabalham a partir de casa (WFH)

Trabalhar em casa evoca imagens de chamadas em conferência em pijama e deslocações do quarto para a cozinha. Embora esse estilo de vida possa ser divertido durante um ou dois dias, ser produtivo a partir de casa requer um grande planeamento e esforço.

O escritório em casa cria uma enorme flexibilidade, mas também pode ser uma enorme fonte de distração. A roupa suja, a loiça suja e a despensa cheia de snacks chamam por si ao longo do dia. Assim, cria-se um ambiente que lhe dá permissão para se descuidar – imaginando que pode recuperar mais tarde as tarefas perdidas.

Já para não falar da distração dos cônjuges ou crianças que possam estar também em casa. Para que tudo funcione, é importante traçar o seu plano de jogo antes de começar.

Criar um espaço de trabalho específico

Uma abordagem inteligente ao escritório em casa que lhe permite entrar em modo de produtividade e preparar-se mentalmente para o dia seguinte. A chave é reservar um espaço apenas para o trabalho e não para actividades pessoais. A área pode ser um quarto de hóspedes, um armário ou um recanto tranquilo no seu quintal.

O local específico não é realmente importante – desde que se sinta confortável, tenha um bom serviço de Internet/telefone e tomadas eléctricas disponíveis. Experimente um pouco e descubra o que funciona melhor para si. Também pode querer investir numa boa cadeira, numa secretária de pé ou noutros acessórios ergonómicos se tenciona ficar lá a longo prazo.

Impor limites

Os horários diários são uma óptima forma de informar a família quando está a trabalhar e não pode ser incomodado. Pendure uma placa na porta que diga “ocupado” ou “livre” para que os outros saibam qual é o seu estado atual. Utilize as cores vermelha e verde para alertar as crianças quando a mãe ou o pai estão ocupados e precisam do seu espaço.

Explique que não será incomodado (exceto em caso de emergência) quando estes sinais estiverem afixados.

Estabelecer uma rotina

À semelhança de um espaço de trabalho designado, estabelecer uma rotina e horários disponíveis ajuda a criar limites entre a vida profissional e a vida doméstica. Por outras palavras, definir claramente quando se está “dentro” e “fora” do escritório. Caso contrário, vai dar por si a trabalhar a todas as horas do dia e a negligenciar o tempo com a sua família e amigos (ou consigo próprio).

Definir expectativas

Para evitar problemas, certifique-se de que está em sintonia com o seu empregador. Saiba exatamente o que se espera de si enquanto estiver ausente do escritório e quem deve contactar se surgirem problemas. As perguntas mais comuns podem incluir:

• A quem devo reportar?
• Qual é o meu horário de trabalho?
• Com que frequência (e através de que métodos) devo apresentar relatórios?
• Quais são as minhas tarefas?
• Como é que o meu desempenho será avaliado?
• Que recursos estão disponíveis para me ajudar?

Assegurar que ambas as partes estão de acordo evita mal-entendidos e promove a confiança.

Pausas nos horários

Tal como no escritório, vai querer (e deve) fazer pausas e afastar-se da secretária de vez em quando. Uma das vantagens do trabalho em casa é poder tirar 10-15 minutos para fazer alongamentos ou dar uma volta ao quarteirão e apanhar sol.

Utilize este tempo para fazer alguns exercícios de peso corporal (para bombear o sangue) ou simplesmente para se sentar em silêncio durante algum tempo e ler ou meditar. Estas pequenas pausas não só o mantêm ativo como também lhe permitem voltar à mesa com mais energia criativa e concentração.

Como gerir os empregados que trabalham a partir de casa

Planeamento da continuidade das actividades consiste em criar sistemas para evitar e recuperar de potenciais ameaças. Uma grande parte deste planeamento consiste em garantir que o pessoal e os bens possam funcionar rapidamente após uma catástrofe. Por outras palavras, prever o pior e tomar medidas para atenuar os efeitos quando isso acontecer.

Para além de manter a empresa em funcionamento a curto prazo, as directrizes relativas à teletrabalho podem ser uma fonte de conforto para os trabalhadores. Os planos de continuidade ajudam os trabalhadores a saber a quem recorrer e o que fazer em caso de acontecimentos adversos. Especialmente quando os recursos normais não estão disponíveis ou quando se muda para operações remotas.

Comunicação

Sem dúvida, a comunicação é um dos aspectos mais importantes do planeamento da continuidade. Em tempos de incerteza, a comunicação frequente é uma das melhores formas de acalmar, tranquilizar e manter o envolvimento dos colaboradores. E-mails, chamadas telefónicas e mensagens de texto – juntamente com actualizações na Web, comunicados de imprensa e videoconferência – tornam a divulgação mais fácil do que nunca.

Seja qual for o método de entrega que escolher, certifique-se de que os empregados sabem o que se espera deles e onde se podem dirigir se precisarem de ajuda. Alguns exemplos comuns incluem a propriedade do projeto versus a responsabilidade. Uma pessoa ou um grupo pode, em última análise, ser responsável por uma tarefa, mas pode delegar certas partes ou tarefas noutras pessoas.

Saber quem é responsável pelo quê ajuda a evitar mal-entendidos

Os empregadores também precisam de ser claros quanto ao trabalho que lhes está a ser atribuído e às datas previstas para a sua conclusão. Os funcionários também precisam de orientações gerais sobre o que é considerado aceitável (ou não) para as entregas e os resultados do projeto.

Confie na sua equipa

O trabalho à distância é uma oportunidade para os trabalhadores brilharem, mostrando a sua capacidade de adaptação e superação. No entanto, este cenário também pode provocar sentimentos negativos se for gerido de forma incorrecta. Em tempos de incerteza, a direção deve delegar tarefas para manter os trabalhadores ocupados e empenhados.

Mas não os microgerencie

Confie nos seus colaboradores. Afinal de contas, não os teria contratado se não o fizesse. É claro que vai querer manter a responsabilidade (e verificar de vez em quando), mas não chateie os seus empregados – especialmente neste momento.

A transição para um sistema remoto pode ser um momento confuso e stressante para todos os envolvidos. Num período de crise, acrescentar mais fricção é uma forma segura de criar funcionários ressentidos e com baixo desempenho que podem não ser capazes de dar o seu melhor. Podem também guardar maus sentimentos em relação à organização quando a vida voltar ao normal.

Manter-se flexível

Como em qualquer outra mudança importante, é necessário moderar as suas expectativas para o que é feito num determinado período de tempo. Pelo menos no início. Passar a trabalhar à distância é uma grande mudança para quem está habituado a ambientes de trabalho tradicionais e pode causar um certo choque.

No entanto, à medida que o tempo passa – e os funcionários encontram o seu ritmo – a produção aumenta à medida que todos se familiarizam com o processo.

Como a transmissão em direto e o vídeo a pedido podem ajudar

Com tanta incerteza neste momento, as empresas inovadoras estão a voltar-se para vídeo e transmissão em direto para ultrapassar circunstâncias adversas. Claro que os e-mails e as chamadas telefónicas têm o seu lugar, mas estes meios não têm o mesmo impacto que o vídeo. Pelo menos, não com o mesmo poder emocional e a mesma confiança necessários para a tranquilização.

Estudos O vídeo de espetáculo é o método de comunicação preferido das audiências actuais. Se não puderem encontrar-se pessoalmente, o vídeo é a segunda melhor opção. Eis algumas razões para tal.

Comunicações internas

À semelhança das transmissões noticiosas tradicionais, o vídeo é uma excelente forma de manter os funcionários informados sobre o que está a acontecer agora e o que virá a seguir. Pense em comunicados de imprensa, memorandos internos e actualizações de estado. A transmissão em direto é a forma perfeita de informar as equipas sobre a alteração de prioridades e de manter todos na organização no caminho certo.

O vídeo traz um nível de conforto a uma situação que, de outra forma, seria imprevisível.

Os líderes não precisam de ter a resposta para todas as perguntas, mas falar honestamente sobre problemas, atrasos ou incógnitas cria respeito e deixa os trabalhadores à vontade. Especialmente se as linhas telefónicas permanecerem ocupadas ou se os tempos de resposta forem mais longos do que o normal.

Em caso de dúvida, é preferível enviar mais informações do que as necessárias do que enviar menos.

Apoio aos empregados

O vídeo (especialmente o vídeo a pedido) é o método perfeito para apoiar os empregados em alturas de transição. As organizações podem registar e distribuir tutoriais para os trabalhos que possam ser novos ou pouco claros. Ou criar apresentações para tecnologias ou software desconhecidos.

Para informações sensíveis, os fornecedores de serviços de vídeo como a Dacast oferecem segurança e controlos de acesso integrados. Estas medidas garantem que o seu conteúdo permanece seguro e que apenas o pessoal autorizado tem acesso.

Partilhar estes ficheiros na sua biblioteca VOD A publicação de perguntas frequentes detalhadas no seu sítio Web facilita a vida de todos. O pessoal de apoio técnico evita ser sobrecarregado com chamadas ou mensagens electrónicas e os funcionários podem manter-se produtivos. Uma vez criados estes vídeos, as ligações podem ser facilmente partilhadas em linha, por correio eletrónico ou em publicações ou actualizações nas redes sociais.

Os guias em vídeo são frequentemente mais fáceis de compreender, o que ajuda a resolver os problemas mais rapidamente.

Evita muitas das idas e vindas e a perda de tempo associadas a outras formas de comunicação. E não precisa de ter uma sala cheia de equipamento sofisticado para começar. Pode até gravar e transmitir vídeo a partir do seu telemóvel.

Manter-se envolvido com o seu público

Com o cancelamento de eventos e viagens, as organizações estão a repensar a forma como conduzem os seus negócios. Em vez de cancelarem tudo, muitos estão a recorrer a eventos virtuais ou a transferir as suas operações para a Internet. Para além de se manter à tona, existem outros benefícios de implementar a transmissão em direto e o vídeo na sua marca.

Expandir o seu alcance – a transmissão em direto permite-lhe receber mais participantes do que seria possível de outra forma. O vídeo alivia muitos dos problemas de deslocação ou de programação que afectam os eventos tradicionais. Os eventos em linha também reduzem os custos e – no mundo atual – eliminam as preocupações com a saúde que caracterizam as grandes reuniões.

Transmissão em direto é uma forma acessível e eficaz de chegar às pessoas a uma escala global.

Prolongue a vida útil dos seus conteúdos – uma vez gravadas, as transmissões em direto podem ser adicionadas à sua biblioteca de vídeo a pedido e utilizadas vezes sem conta. Partilhar as repetições com aqueles que não puderam assistir ao evento ou que o organizaram e rentabilizar como um produto ou curso digital. Pode até editar o vídeo e partilhá-lo como conteúdo no seu sítio Web ou nas redes sociais.

Continue a fazer negócios – Em vez de desistir e hibernar, a realização de eventos virtuais (e a utilização de VOD) permite-lhe continuar a gerar receitas, manter os funcionários e os clientes envolvidos e tirar o máximo partido de uma situação má.

Quando as operações voltarem ao normal, a sua estratégia de alojamento de vídeo continuará a acrescentar valor (e opções) aos seus planos de continuidade da atividade.

O melhor de tudo é que a utilização de vídeo em linha funciona para todos.

Com as portas fechadas ou a assistência em baixa, igrejas e centros de culto estão a utilizar a transmissão em direto para continuar a transmitir a sua mensagem. Escolas e universidades estão a colocar o seu currículo em linha e a educar os alunos. O mesmo se aplica a comerciantes, editores, agências e qualquer outra pessoa que pretenda continuar a formar, servir ou gerar receitas a partir do seu público.

A utilização de vídeo mostra ao público que a sua marca é fiável e capaz de navegar em tempestades de incerteza. As marcas que demonstram liderança durante estes períodos aumentam frequentemente a sua audiência e descobrem novas oportunidades que não existiam anteriormente.

Conclusão

Quando se trata de uma estratégia robusta de continuidade do negócio, o planeamento e a informação são fundamentais. Os trabalhadores precisam de ter um local de trabalho seguro e confortável, bem como os recursos necessários para desempenharem as suas funções. Os empregadores devem definir expectativas claras e fornecer informações atempadamente. No entanto, fá-lo com confiança no seu povo e compaixão pela situação.

O vídeo é um componente essencial que pode ser utilizado para comunicações internas, responder às necessidades dos empregados/clientes e fomentar a fidelidade à marca. A transmissão em direto e o vídeo a pedido podem ajudar organizações de todos os tipos a continuar a funcionar de forma eficiente, a gerar receitas e a satisfazer as necessidades do seu público.

Felizmente, é fácil começar. Utilizar os recursos de que já dispõe – e associar-se a um profissional fornecedor de soluções de vídeo – pode pô-lo a funcionar num instante. A Dacast oferece preços acessíveis, suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana e representantes dedicados para ajudar na transição.

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