Améliorer votre plan de continuité des activités grâce à la vidéo et à la diffusion en direct

Un plan de continuité des activités solide est essentiel dans le monde d’aujourd’hui. Le site Foyer COVID-19 de 2020 l’a prouvé. Nous savions tous qu’elle allait arriver, mais ses effets sur les entreprises (et la vie quotidienne) ont pris presque tout le monde par surprise.

Les organisations se retrouvent aujourd’hui dans l’obligation de mettre en place des équipes à distance et de s’adapter aux environnements de travail à domicile. Si le télétravail est un changement majeur pour certains, d’autres entreprises prospèrent depuis des années en utilisant des effectifs à distance.

Aujourd’hui, nous allons analyser le mode de fonctionnement des employés qui travaillent à domicile avec succès et donner des conseils à ceux qui gèrent des équipes à distance. Enfin, nous verrons comment l’utilisation de la diffusion vidéo en direct et de la vidéo à la demande peut faciliter la vie de toutes les personnes concernées.

Table des matières :

• Stratégies pour le travail à domicile
• Gérer efficacement les employés à distance
• Utiliser la diffusion en direct et la vidéo à la demande pour améliorer la continuité des activités

Les stratégies de continuité des activités sont en constante évolution. Les organisations ne doivent pas nécessairement avoir toutes les réponses immédiatement, mais un plan de base (et les ressources nécessaires pour le mettre en œuvre) est essentiel pour assurer la pérennité des opérations.

Heureusement, une grande partie de l’infrastructure et du flux de travail pour le télétravail existe déjà. Des services tels que les applications de messagerie, les systèmes de partage de fichiers, les outils de téléconférence, diffusion en directet vidéo à la demande. Des outils qui non seulement facilitent le processus, mais aussi le rendent plus efficace et plus fiable.

Il est préférable d’avoir du temps pour se préparer à ce type de changement opérationnel, mais ce n’est pas toujours possible. Le coronavirus a fait du travail à distance plus qu’un simple avantage, mais une mesure essentielle de la viabilité de l’entreprise.

L’article d’aujourd’hui donne des conseils aux employeurs et aux employés pour une transition moins stressante.

Stratégies pour les employés travaillant à domicile (WFH)

Le travail à domicile évoque des images de conférences téléphoniques en pyjama et de déplacements de la chambre à la cuisine. Si ce mode de vie peut être amusant pendant un jour ou deux, être productif à partir de chez soi nécessite une planification et des efforts importants.

Le bureau à domicile offre une grande flexibilité, mais il peut aussi être une source de distraction considérable. Des piles de linge, de la vaisselle sale et un garde-manger rempli d’en-cas vous attendent tout au long de la journée. Ainsi, vous créez un environnement qui vous permet de vous relâcher – en vous disant que vous pourrez rattraper les devoirs manqués plus tard.

Sans parler de la distraction des conjoints ou des enfants qui pourraient également être à la maison. Pour que tout cela fonctionne, il est important de définir votre plan de match avant de commencer.

Créer un espace de travail spécifique

Une approche intelligente du travail à domicile qui vous permet de passer en mode productivité et de vous préparer mentalement à la journée qui s’annonce. Il s’agit de réserver un espace uniquement pour le travail et non pour des activités personnelles. Il peut s’agir d’une chambre d’amis, d’un placard ou d’un coin tranquille dans votre jardin.

L’endroit précis n’a pas vraiment d’importance – tant que vous vous sentez à l’aise, que vous disposez d’un bon service internet/téléphone et de prises électriques libres. Jouez un peu avec cela et trouvez ce qui vous convient le mieux. Vous pouvez également investir dans une belle chaise, un bureau debout ou d’autres accessoires ergonomiques si vous prévoyez de rester sur place à long terme.

Faire respecter les limites

Les horaires quotidiens sont un bon moyen de faire savoir à la famille que vous travaillez et que vous ne pouvez pas être dérangé. Accrochez à la porte un panneau indiquant “occupé” ou “libre” pour faire savoir aux autres quel est votre statut actuel. Utilisez les couleurs rouge et verte pour avertir les enfants que papa ou maman sont occupés et ont besoin de leur espace.

Expliquez que vous ne serez pas dérangé (sauf en cas d’urgence) lorsque ces panneaux sont en place.

Établir une routine

À l’instar d’un espace de travail désigné, l’établissement d’une routine et d’heures de disponibilité permet de créer des limites entre la vie professionnelle et la vie privée. En d’autres termes, définir clairement quand vous êtes “au bureau” et “hors du bureau. Sinon, vous vous retrouverez à travailler à toute heure de la journée et à négliger le temps passé avec votre famille et vos amis (ou avec vous-même).

Définir les attentes

Pour éviter tout problème, assurez-vous que vous êtes sur la même longueur d’onde que votre employeur. Sachez exactement ce que l’on attend de vous lorsque vous n’êtes pas au bureau et qui doit être contacté en cas de problème. Les questions les plus fréquentes sont les suivantes

• À qui dois-je rendre compte ?
• Quels sont mes horaires de travail ?
• À quelle fréquence (et par quelles méthodes) suis-je censé rendre compte de mes activités ?
• Quelles sont mes missions ?
• Comment ma performance sera-t-elle évaluée ?
• Quelles sont les ressources disponibles pour m’aider ?

S’assurer que les deux parties sont d’accord permet d’éviter les malentendus et de promouvoir la confiance.

Pauses dans l’horaire

Tout comme au bureau, vous voudrez (et devrez) faire des pauses et vous éloigner de votre bureau de temps en temps. L’un des avantages du travail à domicile est de pouvoir prendre 10 à 15 minutes pour s’étirer ou faire le tour du pâté de maisons et prendre le soleil.

Profitez-en pour faire quelques exercices au poids du corps (pour faire circuler le sang) ou pour vous asseoir tranquillement et lire ou méditer. Ces courtes pauses vous permettent non seulement de rester actif, mais aussi de revenir à la table avec plus d’énergie créative et de concentration.

Comment gérer les employés travaillant à domicile

Plan de continuité des activités consiste à créer des systèmes permettant d’éviter les menaces potentielles et de s’en remettre. Une grande partie de cette planification consiste à s’assurer que le personnel et les biens peuvent fonctionner rapidement après une catastrophe. En d’autres termes, il s’agit de prévoir le pire et de prendre des mesures pour en atténuer les effets lorsqu’il se produit.

Au-delà du maintien de l’activité de l’entreprise à court terme, les lignes directrices du travail à domicile peuvent être une source de réconfort pour les employés.. Les plans de continuité aident les travailleurs à savoir où s’adresser et quoi faire en cas d’événements indésirables. En particulier lorsque les ressources normales ne sont pas disponibles ou lors du passage à des opérations à distance.

Communication

Sans aucun doute, la communication est l’un des aspects les plus importants du plan de continuité. En période d’incertitude, une communication fréquente est l’un des meilleurs moyens de calmer, de rassurer et de maintenir l’engagement des employés. Les courriers électroniques, les appels téléphoniques et les messages textuels – ainsi que les mises à jour du site web, les communiqués de presse et les la vidéoconférence – permettent de faire passer le message plus facilement que jamais.

Quelle que soit la méthode de livraison choisie, assurez-vous que les employés savent ce que l’on attend d’eux et où s’adresser s’ils ont besoin d’aide. Parmi les exemples les plus courants, on peut citer l’opposition entre la maîtrise d’ouvrage et la responsabilité. Une personne ou un groupe peut être le propriétaire final d’une mission, mais il peut déléguer certaines parties ou tâches à d’autres.

Savoir qui est responsable de quoi permet d’éviter les malentendus

Les employeurs doivent également être clairs sur le travail qui leur est confié et sur les délais de livraison prévus. Les employés ont également besoin de lignes directrices générales sur ce qui est considéré comme acceptable (ou non) pour les produits livrables et les résultats du projet.

Faites confiance à votre équipe

Le travail à distance est une occasion pour les employés de briller – en montrant qu’ils sont capables de s’adapter et de surmonter les difficultés. Toutefois, ce scénario peut également engendrer des sentiments négatifs s’il est mal géré. En période d’incertitude, la direction doit déléguer des tâches afin de maintenir les travailleurs occupés et engagés.

Mais ne les soumettez pas à une micro-gestion

Faites confiance à vos collaborateurs. Après tout, vous ne les auriez pas embauchés si ce n’était pas le cas. Bien sûr, vous devrez rendre des comptes (et vérifier de temps en temps), mais ne harcelez pas vos employés, surtout pas maintenant.

Le passage à l’éloignement peut être une période de confusion et de stress pour toutes les personnes concernées. En période de crise, l’augmentation des frictions est un moyen infaillible de créer du ressentiment, de rendre les employés moins performants et de les empêcher de donner le meilleur d’eux-mêmes. Ils peuvent également nourrir de mauvais sentiments à l’égard de l’organisation une fois que la vie reprend son cours normal.

Rester flexible

Comme pour tout autre changement important, vous devez tempérer vos attentes pour ce qui est de ce qui est fait dans un délai donné. Au moins au début. Le passage à la télétravail est un changement considérable pour ceux qui sont habitués à un environnement de bureau traditionnel et peut provoquer un certain choc.

Toutefois, au fil du temps, lorsque les employés auront trouvé leur rythme de croisière, la production augmentera car tout le monde se sera familiarisé avec le processus.

Comment la diffusion en direct et la vidéo à la demande peuvent-elles aider ?

Face à l’incertitude actuelle, les entreprises innovantes se tournent vers la vidéo et la streaming en direct pour surmonter des circonstances défavorables. Bien sûr, les courriels et les appels téléphoniques ont leur place, mais ces moyens n’ont pas la même résonance que la vidéo. En tout cas, pas avec la même puissance émotionnelle et la même confiance nécessaires pour être rassuré.

Études la vidéo spectacle est aujourd’hui la méthode de communication préférée des publics. Si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne, la vidéo est la meilleure option. Voici quelques raisons.

Communication interne

À l’instar des émissions d’information traditionnelles, la vidéo est un excellent moyen de tenir les employés informés de ce qui se passe en ce moment et de ce qui va suivre. Pensez aux communiqués de presse, aux notes internes et aux mises à jour. La diffusion en direct est le moyen idéal d’informer les équipes des changements de priorités et de permettre à tous les membres de l’organisation de rester sur la bonne voie.

La vidéo apporte un certain confort dans une situation autrement imprévisible.

Les dirigeants n’ont pas besoin d’avoir la réponse à toutes les questions, mais le fait de parler honnêtement des problèmes, des ralentissements ou des inconnues suscite le respect et met les travailleurs à l’aise. Surtout si les lignes téléphoniques restent occupées ou si les délais de réponse sont plus longs que la normale.

En cas de doute, préférez envoyer plus d’informations que nécessaire plutôt que moins.

Soutien aux employés

La vidéo (en particulier la vidéo à la demande) est la méthode idéale pour soutenir les employés en période de transition. Les organisations peuvent enregistrer et distribuer des tutoriels pour les devoirs qui peuvent être nouveaux ou peu clairs. Ou créer des guides pour les technologies ou les logiciels peu familiers.

Pour les informations sensibles, les fournisseurs de services vidéo comme Dacast offrent des services intégrés de sécurité et de contrôle d’accès. sécurité et des contrôles d’accès intégrés. Ces mesures garantissent que votre contenu reste en sécurité et que seul le personnel autorisé y a accès.

Partager ces fichiers dans votre bibliothèque VOD et en publiant des FAQ détaillées sur votre site web, vous faciliterez la vie de tous. Le personnel d’assistance technique n’est pas surchargé d’appels ou de courriels et les employés peuvent rester productifs. Une fois ces vidéos réalisées, les liens peuvent facilement être partagés en ligne, par courrier électronique, ou dans des posts ou mises à jour sur les médias sociaux.

Les guides vidéo sont souvent plus faciles à comprendre, ce qui permet de résoudre les problèmes plus rapidement.

Vous évitez une grande partie des allers-retours et des pertes de temps associés à d’autres formes de communication. Et il n’est pas nécessaire d’avoir une salle remplie d’équipements sophistiqués pour commencer. Vous pouvez même enregistrer et diffuser des vidéos depuis votre téléphone.

Rester engagé auprès de son public

Avec l’annulation d’événements et de voyages, les organisations repensent la manière dont elles mènent leurs activités. Au lieu d’annuler purement et simplement, nombre d’entre eux se tournent vers des événements virtuels ou transfèrent leurs activités en ligne. Au-delà du simple fait de rester à flot, l’intégration de la diffusion en direct et de la vidéo dans votre marque présente d’autres avantages.

Élargissez votre champ d’action – la diffusion en direct vous permet d’accueillir un plus grand nombre de participants qu’il n’aurait été possible de le faire autrement. La vidéo permet d’éviter de nombreux problèmes de déplacement ou de programmation qui affectent les événements traditionnels. Les événements en ligne permettent également de réduire les coûts et, dans le monde d’aujourd’hui, d’éviter les problèmes de santé liés aux grands rassemblements.

La diffusion en direct La diffusion en direct est un moyen abordable et efficace d’atteindre les gens à l’échelle mondiale.

Prolongez la durée de vie de votre contenu – une fois enregistrés, les flux en direct peuvent être ajoutés à votre bibliothèque de vidéos à la demande et réutilisés à l’infini. Partager les rediffusions avec les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement ou qui n’ont pas pu l’emballer et monétiser sous la forme d’un produit ou d’un cours numérique. Vous pouvez même éditer la vidéo et la partager comme contenu sur votre site web ou sur les médias sociaux.

Continuer à faire des affaires – Au lieu de jeter l’éponge et d’hiberner, l’organisation d’événements virtuels (et l’utilisation de la vidéo à la demande) vous permet de continuer à générer des revenus, de maintenir l’engagement de vos employés et de vos clients et de tirer le meilleur parti d’une mauvaise situation.

Une fois les opérations revenues à la normale, votre stratégie d’hébergement vidéo continuera à ajouter de la valeur (et des options) à vos plans de continuité des activités.

Enfin, l’utilisation de la vidéo en ligne convient à tout le monde.

Avec des portes fermées ou une baisse de la fréquentation, églises et centres de culte utilisent la diffusion en direct pour continuer à faire passer leur message. Écoles et universités mettent leur programme d’études en ligne et éduquent les étudiants. Il en va de même pour marchands, éditeurs, agences et toute autre personne qui souhaite continuer à former, servir ou générer des revenus à partir de son public.

L’utilisation de la vidéo montre au public que votre marque est fiable et capable de naviguer dans les tempêtes d’incertitude. Les marques qui font preuve de leadership pendant ces périodes augmentent souvent leur audience par la suite et découvrent de nouvelles opportunités qui n’existaient pas auparavant.

Conclusion

Lorsqu’il s’agit d’une stratégie solide de continuité des activités, la planification et l’information sont essentielles. Les employés doivent disposer d’un lieu de travail sûr et confortable et des ressources nécessaires pour accomplir leur travail. Les employeurs doivent définir des attentes claires et fournir des informations en temps utile. Mais ils doivent le faire en ayant confiance en leur peuple et en faisant preuve de compassion à l’égard de la situation.

La vidéo est un élément essentiel qui peut être utilisé pour la communication interne Les entreprises doivent être en mesure de répondre aux besoins de leurs employés et de leurs clients, et d’entretenir la fidélité à la marque. La diffusion en direct et la vidéo à la demande peuvent aider les organisations de tous types à continuer à fonctionner efficacement, à générer des revenus et à répondre aux besoins de leur public.

Heureusement, il est facile de commencer. Utiliser les ressources dont vous disposez déjà – et vous associer à un professionnel fournisseur de solutions vidéo – peut vous permettre d’être opérationnel en un rien de temps. Dacast propose des prix abordables, une assistance technique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que des représentants spécialisés qui vous aideront à effectuer la transition.

Si vous êtes prêt à découvrir comment nos solutions optimisées de streaming en direct et de vidéo à la demande peuvent soutenir votre entreprise, consultez le site de Dacast.
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